วิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint

หากคุณต้องการทราบวิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint วิธีพื้นฐานนั้นง่ายมาก: ใช้ตัวเลือกหมายเลขสไลด์ของ PowerPoint นำไปใช้กับทุกสไลด์ แล้วปรับสไตล์ใน Slide Master หากจำเป็น

แต่หมายเลขสไลด์ไม่ได้มีประโยชน์แค่ในเชิงการใช้งานเท่านั้น ในเด็คที่จัดทำอย่างประณีต หมายเลขสไลด์ยังช่วยให้ผู้ชมเข้าใจความคืบหน้า ส่วนต่างๆ และโครงสร้างได้อีกด้วย ตัวเลขธรรมดาที่มุมสไลด์อาจเพียงพอสำหรับงานนำเสนอสั้นๆ ขณะที่เด็คธุรกิจที่ยาวกว่าอาจต้องใช้แถบความคืบหน้า สีประจำส่วน หรือป้ายกำกับบท

คู่มือนี้อธิบายวิธีเพิ่มหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint และวิธีทำให้ดูตั้งใจออกแบบมากขึ้น

วิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint: ขั้นตอนพื้นฐาน

วิธีที่เร็วที่สุดในการแทรกหมายเลขสไลด์คือผ่านการตั้งค่า Header and Footer ของ PowerPoint

1. เปิดงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ

2. ไปที่แท็บ แทรก

3. เลือก หมายเลขสไลด์ หรือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

4. ทำเครื่องหมายที่ หมายเลขสไลด์

5. เลือก นำไปใช้กับทั้งหมด เพื่อเพิ่มหมายเลขให้ทุกสไลด์

6. เลือก นำไปใช้ หากต้องการให้มีหมายเลขเฉพาะสไลด์ปัจจุบัน

คู่มืออย่างเป็นทางการของ Microsoft เกี่ยวกับ การแทรกหรือเปลี่ยนหมายเลขสไลด์ ↗ อธิบายวิธีเพิ่มหมายเลขสไลด์ ซ่อนหมายเลขในสไลด์ชื่อเรื่อง ปรับตำแหน่งหมายเลข และเพิ่มข้อความท้ายกระดาษ

วิธีซ่อนหมายเลขสไลด์ในสไลด์ชื่อเรื่อง

งานนำเสนอจำนวนมากดูสะอาดตาขึ้นเมื่อสไลด์ชื่อเรื่องไม่มีหมายเลขหน้า สไลด์ปกมักทำหน้าที่เหมือนหน้าปก ดังนั้นการแสดง “1” ที่มุมจึงอาจดูไม่จำเป็น

วิธีซ่อนหมายเลขสไลด์ในสไลด์ชื่อเรื่อง:

1. ไปที่ แทรก

2. เลือก หมายเลขสไลด์ หรือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

3. ทำเครื่องหมายที่ หมายเลขสไลด์

4. ทำเครื่องหมายที่ ไม่แสดงบนสไลด์ชื่อเรื่อง

5. เลือก นำไปใช้กับทั้งหมด

การดำเนินการนี้จะคงการใส่หมายเลขไว้สำหรับส่วนที่เหลือของเด็ค ขณะเดียวกันก็ทำให้สไลด์เปิดดูสะอาดตา หากคุณใช้เวอร์ชันบนเบราว์เซอร์ Microsoft ก็มีคำแนะนำแยกต่างหากเกี่ยวกับท้ายกระดาษและหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint สำหรับเว็บ ↗

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งหรือสไตล์ของหมายเลขสไลด์

ตำแหน่งเริ่มต้นของหมายเลขสไลด์ไม่ได้เหมาะเสมอไป อาจอยู่ชิดขอบเกินไป ซ้อนทับกับโลโก้ หรือมองไม่เห็นบนพื้นหลังสีเข้ม

หากต้องการย้ายหรือปรับสไตล์หมายเลขสไลด์ทั้งเด็ค ให้ใช้ Slide Master:

1. ไปที่ มุมมอง 2. เลือก ต้นแบบสไลด์ 3. เลือกสไลด์ต้นแบบหลักหรือเค้าโครงที่ต้องการแก้ไข 4. ค้นหาตัวแทนที่หมายเลขสไลด์ ซึ่งมักแสดงเป็น `<#>` 5. ย้าย ปรับขนาด หรือเปลี่ยนฟอนต์ สี และการจัดแนว 6. ปิดมุมมอง Slide Master

คู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับ การปรับแต่งต้นแบบสไลด์ ↗ อธิบายว่า Slide Master ช่วยรักษาความสอดคล้องขององค์ประกอบที่ใช้ซ้ำทั่วทั้งงานนำเสนอได้อย่างไร หากตัวเลขซ้อนทับกับรูปร่าง รูปภาพ หรือท้ายกระดาษ คู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับการจัดแนวหรือจัดเรียงวัตถุก็ช่วยได้เช่นกัน

หมายเลขสไลด์ที่ดีควรมองเห็นได้แต่ไม่เด่นเกินไป ควรช่วยให้ผู้ชมไม่หลงทางโดยไม่แย่งความสนใจจากชื่อสไลด์ แผนภูมิ หรือสารหลัก

วิธีเริ่มใส่หมายเลขสไลด์จากตัวเลขอื่น

บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการให้สไลด์แรกเริ่มที่ 1 กรณีนี้เกิดขึ้นเมื่อเด็คเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารขนาดใหญ่ เมื่อสไลด์ปกและวาระการประชุมไม่ควรถูกนับ หรือเมื่อคุณรวมหลายเด็คเข้าด้วยกัน

วิธีเปลี่ยนหมายเลขเริ่มต้น:

1. ไปที่ ออกแบบ

2. เลือก ขนาดสไลด์

3. เลือก ขนาดสไลด์แบบกำหนดเอง

4. ค้นหา กำหนดหมายเลขสไลด์เริ่มต้นที่

5. ป้อนหมายเลขเริ่มต้น

6. เลือก ตกลง

ตัวอย่างเช่น หากสองสไลด์แรกของคุณเป็นปกและวาระการประชุม คุณอาจต้องการให้เนื้อหาหลักเริ่มต้นที่สไลด์ 1

วิธีแสดงสไลด์ X จาก Y

ผู้ใช้จำนวนมากต้องการให้หมายเลขสไลด์แสดงเป็น `3 / 20` หรือ `สไลด์ 3 จาก 20` PowerPoint สามารถเพิ่มหมายเลขสไลด์ปัจจุบันโดยอัตโนมัติ แต่ไม่สามารถคำนวณจำนวนสไลด์ทั้งหมดในรูปแบบนั้นโดยอัตโนมัติ

คู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับการแสดงหมายเลขสไลด์และจำนวนสไลด์ทั้งหมดอธิบายว่าต้องเพิ่มจำนวนสไลด์ทั้งหมดด้วยตนเอง

วิธีง่ายๆ:

1. ไปที่ มุมมอง > ต้นแบบสไลด์

2. แทรกหรือแก้ไขพื้นที่หมายเลขสไลด์

3. เพิ่มเขตข้อมูลหมายเลขสไลด์อัตโนมัติ

4. พิมพ์จำนวนสไลด์ทั้งหมดข้างๆ เช่น `/ 20`

5. อัปเดตจำนวนทั้งหมดด้วยตนเองหากภายหลังเพิ่มหรือลบสไลด์

สำหรับเด็คธุรกิจทางการ `03 / 20` มักดูสะอาดตากว่าวลีที่ยาว

ไอเดียการออกแบบหมายเลขสไลด์ที่มากกว่าตัวเลขธรรมดา

หมายเลขสไลด์ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวเลขสีเทาเล็กๆ ที่มุมล่างเสมอไป ในเด็คที่ออกแบบมากขึ้น หมายเลขสไลด์สามารถกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบนำทางได้

ต่อไปนี้คือรูปแบบต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้:

หมายเลขหน้าธรรมดา

ตัวอย่าง: `03 / 20`

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คธุรกิจ รายงาน และงานนำเสนอลูกค้า

แถบความคืบหน้า

ใช้เส้นบางๆ ที่ด้านบนหรือด้านล่างของสไลด์ ส่วนที่เติมจะยาวขึ้นเมื่องานนำเสนอดำเนินไป

เหมาะที่สุดสำหรับเว็บบินาร์ เด็คฝึกอบรม การสาธิตผลิตภัณฑ์ และงานนำเสนอที่ยาวขึ้น

ระบบสีประจำส่วน

ใช้สีเน้นที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น สีน้ำเงินสำหรับกลยุทธ์ สีเขียวสำหรับการดำเนินการ และสีส้มสำหรับผลลัพธ์

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คที่ปรึกษา การทบทวนผลประกอบการรายไตรมาส และรายงานหลายส่วน

ป้ายกำกับบท

ตัวอย่าง: `กลยุทธ์ · 03 / 20`

เหมาะที่สุดสำหรับงานนำเสนอที่มีส่วนต่างๆ ชัดเจน ช่วยให้ผู้ชมทราบทั้งตำแหน่งหน้าและบริบท

การนำทางด้วยจุด

ใช้แถวของจุดเล็กๆ โดยเน้นส่วนปัจจุบัน

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คสมัยใหม่ เวิร์กช็อป และการอัปเดตผลิตภัณฑ์

ดัชนีด้านข้าง

วางชื่อส่วนไว้ด้านซ้ายหรือขวาของสไลด์ แล้วเน้นส่วนปัจจุบัน

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คยาวๆ ที่ผู้ชมต้องการความช่วยเหลือในการติดตามตำแหน่ง

ควรใช้สไตล์หมายเลขสไลด์แต่ละแบบเมื่อใด

สไตล์หมายเลขสไลด์ที่ต่างกันเหมาะกับงานนำเสนอคนละประเภท

เป้าหมายไม่ใช่การตกแต่งทุกสไลด์ แต่คือการทำให้โครงสร้างติดตามได้ง่ายขึ้น

วิธีทำให้หมายเลขสไลด์ดูเป็นมืออาชีพ

หมายเลขสไลด์ควรให้ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของระบบการออกแบบ หากดูเหมือนวางแบบสุ่ม เด็คอาจดูไม่เสร็จสมบูรณ์

ใช้หลักการเหล่านี้:

• วางหมายเลขสไลด์ในตำแหน่งเดียวกัน
• ใช้ฟอนต์ที่เล็กกว่าเนื้อหาหลัก
• หลีกเลี่ยงสีสด เว้นแต่ใช้เพื่อแสดงส่วนต่างๆ
• เว้นระยะขอบรอบตัวเลขให้เพียงพอ
• อย่าวางตัวเลขทับบนภาพที่มีรายละเอียดมาก
• รักษารูปแบบให้สม่ำเสมอ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขไม่ซ้อนทับกับโลโก้หรือท้ายกระดาษ

คู่มือของ Nielsen Norman Group เกี่ยวกับ ลำดับชั้นเชิงภาพ ↗ มีประโยชน์ในเรื่องนี้ หมายเลขสไลด์ควรสนับสนุนลำดับชั้น ไม่ใช่แข่งขันกับหัวข้อหรือแผนภูมิ

เพื่อการเข้าถึง ให้ทำให้ตัวเลขอ่านได้ง่าย แนวทางเกี่ยวกับงานนำเสนอที่เข้าถึงได้ ↗ ของ W3C แนะนำให้ใช้ข้อความที่ชัดเจน คอนทราสต์ที่อ่านง่าย และโครงสร้างสไลด์ที่เรียบง่าย Microsoft ยังมีคู่มือเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการทำให้งานนำเสนอ PowerPoint เข้าถึงได้

วิธีที่ง่ายกว่าในการสร้างระบบหมายเลขสไลด์แบบภาพ

หมายเลขสไลด์ธรรมดาเพิ่มใน PowerPoint ได้ง่าย แต่ระบบการใส่หมายเลขแบบภาพต้องใช้เวลามากกว่า

หากคุณต้องการแถบความคืบหน้า สีประจำส่วน ป้ายกำกับบท หรือสไตล์ท้ายกระดาษที่สม่ำเสมอทั่วทั้งเด็ค งานออกแบบอาจกลายเป็นงานซ้ำๆ คุณต้องตัดสินใจว่าตัวเลขจะอยู่ตรงไหน จะเปลี่ยนไปตามส่วนอย่างไร และสไตล์นั้นยังใช้ได้กับทุกเค้าโครงสไลด์หรือไม่

นี่คือจุดที่ Pi เข้ามาได้อย่างเป็นธรรมชาติ แทนที่จะออกแบบสไตล์หมายเลขสไลด์ทุกแบบด้วยมือ คุณสามารถให้ Pi สร้างการนำทางหน้ารูปแบบภาพลงในเด็คของคุณ ↗ Pi สามารถสร้างสไตล์งานนำเสนอพร้อมสีประจำส่วน ตัวบ่งชี้ความคืบหน้า และเค้าโครงท้ายกระดาษที่เข้าชุดกัน เพื่อให้หมายเลขสไลด์ดูเป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบแทนที่จะเป็นสิ่งที่นึกถึงทีหลัง

หลังจากส่งออกเด็คแล้ว คุณยังสามารถแก้ไขขั้นสุดท้ายใน PowerPoint ได้ รวมถึงรูปแบบตัวเลข ตำแหน่ง ข้อความท้ายกระดาษ หรือจำนวนสไลด์ทั้งหมดที่ต้องการ

เหตุใดหมายเลขสไลด์จึงอาจไม่แสดง

บางครั้งเปิดใช้หมายเลขสไลด์แล้วแต่ยังไม่ปรากฏ ปัญหามักเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าเค้าโครง Slide Master หรือวัตถุที่บังพื้นที่ท้ายกระดาษ

สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ วิธีแก้ที่ใช้ได้จริงนั้นง่ายมาก: ตรวจสอบ Header and Footer ก่อน แล้วจึงตรวจสอบ Slide Master

สรุป

การเรียนรู้วิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint ช่วยตอบโจทย์พื้นฐาน: การแสดงตำแหน่งของแต่ละสไลด์ในเด็ค

สำหรับงานนำเสนอแบบง่าย หมายเลขสไลด์เริ่มต้นก็เพียงพอแล้ว สำหรับเด็คที่ประณีตยิ่งขึ้น หมายเลขสไลด์สามารถกลายเป็นแถบความคืบหน้า เครื่องหมายแบ่งส่วน ป้ายกำกับบท ตัวบ่งชี้ไทม์ไลน์ หรือส่วนหนึ่งของระบบท้ายกระดาษที่สม่ำเสมอ

เริ่มจากฟีเจอร์หมายเลขสไลด์ที่มีใน PowerPoint จากนั้นใช้ Slide Master และตัวเลือกด้านการออกแบบภาพเพื่อทำให้การใส่หมายเลขดูตั้งใจออกแบบ