วิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint

หากคุณต้องการทราบวิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint วิธีพื้นฐานนั้นง่ายมาก: ใช้ตัวเลือกหมายเลขสไลด์ของ PowerPoint นำไปใช้กับทุกสไลด์ แล้วปรับสไตล์ในต้นแบบสไลด์หากจำเป็น

แต่หมายเลขสไลด์ไม่ได้มีเพียงประโยชน์ใช้สอยเท่านั้น ในเด็คที่ขัดเกลาอย่างดี หมายเลขสไลด์ยังช่วยให้ผู้ชมเข้าใจความคืบหน้า ส่วนต่างๆ และโครงสร้างได้อีกด้วย ตัวเลขธรรมดาที่มุมอาจเพียงพอสำหรับงานนำเสนอสั้นๆ ขณะที่เด็คธุรกิจที่ยาวกว่าอาจต้องใช้แถบความคืบหน้า สีประจำส่วน หรือป้ายกำกับบท

คู่มือนี้อธิบายวิธีเพิ่มหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint และวิธีทำให้ดูตั้งใจออกแบบมากขึ้น

วิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint: ขั้นตอนพื้นฐาน

วิธีที่เร็วที่สุดในการแทรกหมายเลขสไลด์คือผ่านการตั้งค่าหัวกระดาษและท้ายกระดาษของ PowerPoint

1. เปิดงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ

2. ไปที่แท็บ แทรก

3. เลือก หมายเลขสไลด์ หรือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

4. ทำเครื่องหมายที่ หมายเลขสไลด์

5. เลือก นำไปใช้กับทั้งหมด เพื่อเพิ่มหมายเลขลงในทุกสไลด์

6. เลือก นำไปใช้ หากคุณต้องการให้หมายเลขแสดงเฉพาะสไลด์ปัจจุบัน

คู่มืออย่างเป็นทางการของ Microsoft เกี่ยวกับ การแทรกหรือเปลี่ยนหมายเลขสไลด์ ↗ อธิบายวิธีเพิ่มหมายเลขสไลด์ ซ่อนการกำหนดหมายเลขในสไลด์ชื่อเรื่อง ย้ายตำแหน่งหมายเลข และเพิ่มข้อความท้ายกระดาษ

วิธีซ่อนหมายเลขสไลด์บนสไลด์ชื่อเรื่อง

งานนำเสนอจำนวนมากดูสะอาดตาขึ้นเมื่อสไลด์ชื่อเรื่องไม่มีหมายเลขหน้า โดยปกติสไลด์ปกจะทำหน้าที่เหมือนหน้าปก ดังนั้นการแสดง “1” ที่มุมจึงอาจรู้สึกไม่จำเป็น

วิธีซ่อนหมายเลขสไลด์บนสไลด์ชื่อเรื่อง:

1. ไปที่ แทรก

2. เลือก หมายเลขสไลด์ หรือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

3. ทำเครื่องหมายที่ หมายเลขสไลด์

4. ทำเครื่องหมายที่ ไม่แสดงบนสไลด์ชื่อเรื่อง

5. เลือก นำไปใช้กับทั้งหมด

วิธีนี้จะคงการกำหนดหมายเลขไว้สำหรับเด็คส่วนที่เหลือ ขณะที่สไลด์เปิดยังคงดูสะอาดตา หากคุณใช้เวอร์ชันเบราว์เซอร์ Microsoft ยังมีคำแนะนำแยกต่างหากเกี่ยวกับ ท้ายกระดาษและหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint สำหรับเว็บ ↗.

วิธีเปลี่ยนตำแหน่งหรือสไตล์ของหมายเลขสไลด์

ตำแหน่งเริ่มต้นของหมายเลขสไลด์ไม่ได้เหมาะเสมอไป อาจอยู่ใกล้ขอบเกินไป ซ้อนทับกับโลโก้ หรือหายไปบนพื้นหลังสีเข้ม

หากต้องการย้ายหรือปรับสไตล์หมายเลขสไลด์ทั้งเด็ค ให้ใช้ต้นแบบสไลด์:

1. ไปที่ มุมมอง 2. เลือก ต้นแบบสไลด์ 3. เลือกสไลด์ต้นแบบหลักหรือเค้าโครงที่ต้องการแก้ไข 4. ค้นหาตัวยึดตำแหน่งหมายเลขสไลด์ ซึ่งมักแสดงเป็น `<#>` 5. ย้าย ปรับขนาด หรือเปลี่ยนแบบอักษร สี และการจัดแนว 6. ปิดมุมมองต้นแบบสไลด์

คู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับ การปรับแต่งต้นแบบสไลด์ ↗ อธิบายว่าต้นแบบสไลด์ช่วยให้องค์ประกอบที่ใช้ซ้ำมีความสม่ำเสมอตลอดงานนำเสนอได้อย่างไร หากหมายเลขซ้อนทับกับรูปร่าง รูปภาพ หรือท้ายกระดาษ คู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับการจัดแนวหรือจัดเรียงวัตถุก็อาจช่วยได้เช่นกัน

หมายเลขสไลด์ที่ดีควรมองเห็นได้แต่ไม่เด่นเกินไป ควรช่วยให้ผู้ชมรู้ตำแหน่งโดยไม่แย่งความสนใจจากชื่อสไลด์ แผนภูมิ หรือสารหลัก

วิธีเริ่มกำหนดหมายเลขสไลด์จากหมายเลขอื่น

บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการให้สไลด์แรกเริ่มที่ 1 กรณีนี้เกิดขึ้นเมื่อเด็คเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารขนาดใหญ่ เมื่อสไลด์ปกและวาระการประชุมไม่ควรถูกนับ หรือเมื่อคุณรวมหลายเด็คเข้าด้วยกัน

วิธีเปลี่ยนหมายเลขเริ่มต้น:

1. ไปที่ ออกแบบ

2. เลือก ขนาดสไลด์

3. เลือก ขนาดสไลด์แบบกำหนดเอง

4. ค้นหา กำหนดหมายเลขสไลด์เริ่มต้นที่

5. ป้อนหมายเลขเริ่มต้น

6. เลือก ตกลง

ตัวอย่างเช่น หากสองสไลด์แรกของคุณเป็นสไลด์ปกและวาระการประชุม คุณอาจต้องการให้เนื้อหาหลักเริ่มที่สไลด์ 1

วิธีแสดงสไลด์ X จาก Y

ผู้ใช้จำนวนมากต้องการให้หมายเลขสไลด์แสดงเป็น `3 / 20` หรือ `Slide 3 of 20` PowerPoint สามารถเพิ่มหมายเลขสไลด์ปัจจุบันโดยอัตโนมัติได้ แต่ไม่สามารถคำนวณจำนวนสไลด์ทั้งหมดในรูปแบบนั้นโดยอัตโนมัติ

คู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับการแสดงหมายเลขสไลด์และจำนวนสไลด์ทั้งหมดอธิบายว่าจำนวนสไลด์ทั้งหมดต้องเพิ่มด้วยตนเอง

วิธีง่ายๆ:

1. ไปที่ มุมมอง > ต้นแบบสไลด์

2. แทรกหรือแก้ไขพื้นที่หมายเลขสไลด์

3. เพิ่มฟิลด์หมายเลขสไลด์อัตโนมัติ

4. พิมพ์จำนวนสไลด์ทั้งหมดไว้ข้างๆ เช่น `/ 20`

5. อัปเดตจำนวนทั้งหมดด้วยตนเองหากคุณเพิ่มหรือลบสไลด์ในภายหลัง

สำหรับเด็คธุรกิจแบบเป็นทางการ `03 / 20` มักดูสะอาดตากว่าวลีที่ยาว

ไอเดียการออกแบบหมายเลขสไลด์นอกเหนือจากตัวเลขธรรมดา

หมายเลขสไลด์ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวเลขสีเทาเล็กๆ ที่มุมล่างเสมอไป ในเด็คที่มีการออกแบบมากขึ้น หมายเลขสไลด์สามารถกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบการนำทางได้

ต่อไปนี้คือรูปแบบต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้:

หมายเลขหน้าธรรมดา

ตัวอย่าง: `03 / 20`

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คธุรกิจ รายงาน และงานนำเสนอลูกค้า

แถบความคืบหน้า

ใช้เส้นบางๆ ที่ด้านบนหรือด้านล่างของสไลด์ ส่วนที่เติมจะยาวขึ้นเมื่องานนำเสนอดำเนินไป

เหมาะที่สุดสำหรับเว็บบินาร์ เด็คการฝึกอบรม การสาธิตผลิตภัณฑ์ และงานนำเสนอที่ยาวขึ้น

ระบบสีตามส่วน

ใช้สีเน้นที่ต่างกันสำหรับแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น สีน้ำเงินสำหรับกลยุทธ์ สีเขียวสำหรับการดำเนินงาน และสีส้มสำหรับผลลัพธ์

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คที่ปรึกษา การทบทวนธุรกิจรายไตรมาส และรายงานหลายส่วน

ป้ายกำกับบท

ตัวอย่าง: `Strategy · 03 / 20`

เหมาะที่สุดสำหรับงานนำเสนอที่มีส่วนต่างๆ ชัดเจน ช่วยให้ผู้ชมเห็นทั้งตำแหน่งหน้าและบริบท

การนำทางด้วยจุด

ใช้แถวของจุดเล็กๆ โดยเน้นจุดของส่วนปัจจุบัน

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คสมัยใหม่ เวิร์กช็อป และการอัปเดตผลิตภัณฑ์

ดัชนีด้านข้าง

วางชื่อส่วนไว้ทางซ้ายหรือขวาของสไลด์ แล้วเน้นส่วนปัจจุบัน

เหมาะที่สุดสำหรับเด็คยาวที่ผู้ชมต้องการความช่วยเหลือในการรู้ตำแหน่ง

ควรใช้สไตล์หมายเลขสไลด์แต่ละแบบเมื่อใด

สไตล์หมายเลขสไลด์ที่ต่างกันเหมาะกับงานนำเสนอประเภทต่างๆ

เป้าหมายไม่ใช่การตกแต่งทุกสไลด์ เป้าหมายคือทำให้โครงสร้างติดตามได้ง่ายขึ้น

วิธีทำให้หมายเลขสไลด์ดูเป็นมืออาชีพ

หมายเลขสไลด์ควรให้ความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของระบบการออกแบบ หากดูวางแบบสุ่มๆ เด็คอาจดูไม่สมบูรณ์

ใช้กฎเหล่านี้:

• วางหมายเลขสไลด์ในตำแหน่งเดียวกัน
• ใช้แบบอักษรที่เล็กกว่าเนื้อหาหลัก
• หลีกเลี่ยงสีสดใส เว้นแต่ใช้เพื่อแสดงส่วนต่างๆ
• เว้นระยะขอบรอบหมายเลขให้เพียงพอ
• อย่าวางหมายเลขทับบนรูปภาพที่มีรายละเอียดมาก
• คงรูปแบบให้สม่ำเสมอ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขไม่ซ้อนทับกับโลโก้หรือท้ายกระดาษ

คู่มือของ Nielsen Norman Group เกี่ยวกับ ลำดับชั้นเชิงภาพ ↗ มีประโยชน์ในเรื่องนี้ หมายเลขสไลด์ควรสนับสนุนลำดับชั้น ไม่ใช่แข่งขันกับพาดหัวหรือแผนภูมิ

เพื่อการเข้าถึง ควรทำให้หมายเลขอ่านได้ง่าย แนวทาง งานนำเสนอที่เข้าถึงได้ ↗ ของ W3C แนะนำให้ใช้ข้อความที่ชัดเจน คอนทราสต์ที่อ่านง่าย และโครงสร้างสไลด์ที่เรียบง่าย Microsoft ยังมีคู่มือเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการทำให้งานนำเสนอ PowerPoint เข้าถึงได้

วิธีที่ง่ายกว่าในการสร้างระบบหมายเลขสไลด์แบบภาพ

การเพิ่มหมายเลขสไลด์ธรรมดาใน PowerPoint ทำได้ง่าย ระบบการกำหนดหมายเลขแบบภาพต้องใช้เวลามากกว่า

หากคุณต้องการแถบความคืบหน้า สีตามส่วน ป้ายกำกับบท หรือสไตล์ท้ายกระดาษที่สม่ำเสมอทั่วทั้งเด็ค งานออกแบบอาจกลายเป็นงานซ้ำๆ คุณต้องตัดสินใจว่าหมายเลขอยู่ตรงไหน เปลี่ยนไปอย่างไรตามแต่ละส่วน และสไตล์นั้นยังใช้ได้กับทุกเค้าโครงสไลด์หรือไม่

นี่คือจุดที่ Pi เข้ามาช่วยได้อย่างเป็นธรรมชาติ แทนที่จะออกแบบสไตล์หมายเลขสไลด์ทุกแบบด้วยมือ คุณสามารถ ให้ Pi สร้างระบบนำทางหน้าแบบภาพในเด็คของคุณ ↗ Pi สามารถสร้างสไตล์งานนำเสนอที่มีสีประจำส่วน ตัวบ่งชี้ความคืบหน้า และเค้าโครงท้ายกระดาษที่เข้าชุดกัน เพื่อให้หมายเลขสไลด์ดูเป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบ ไม่ใช่สิ่งที่เพิ่มเข้ามาทีหลัง

หลังส่งออกเด็คแล้ว คุณยังสามารถแก้ไขขั้นสุดท้ายใน PowerPoint ได้ รวมถึงรูปแบบหมายเลข ตำแหน่ง ข้อความท้ายกระดาษ หรือจำนวนสไลด์ทั้งหมดที่แน่นอน

เหตุใดหมายเลขสไลด์จึงอาจไม่แสดง

บางครั้งเปิดใช้หมายเลขสไลด์แล้วแต่ยังไม่ปรากฏ ปัญหามักเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าเค้าโครง ต้นแบบสไลด์ หรือวัตถุที่บังพื้นที่ท้ายกระดาษ

สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ วิธีแก้ไขที่ใช้งานได้จริงนั้นง่ายมาก: ตรวจสอบหัวกระดาษและท้ายกระดาษก่อน แล้วจึงตรวจสอบต้นแบบสไลด์

บทสรุป

การเรียนรู้วิธีแทรกหมายเลขสไลด์ใน PowerPoint ช่วยตอบโจทย์พื้นฐาน: การแสดงตำแหน่งของแต่ละสไลด์ในเด็ค

สำหรับงานนำเสนอแบบง่าย หมายเลขสไลด์เริ่มต้นก็เพียงพอ สำหรับเด็คที่ขัดเกลามากขึ้น หมายเลขสไลด์สามารถกลายเป็นแถบความคืบหน้า ตัวบ่งชี้ส่วน ป้ายกำกับบท ตัวบ่งชี้ไทม์ไลน์ หรือส่วนหนึ่งของระบบท้ายกระดาษที่สม่ำเสมอ

เริ่มด้วยฟีเจอร์หมายเลขสไลด์ในตัวของ PowerPoint จากนั้นใช้ต้นแบบสไลด์และตัวเลือกการออกแบบเชิงภาพเพื่อทำให้การกำหนดหมายเลขดูตั้งใจออกแบบ