วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน
หากคุณกำลังเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน ให้เริ่มจากแนวคิดนี้: เรซูเม่ของคุณระบุข้อเท็จจริง แต่จดหมายสมัครงานอธิบายว่าคุณเหมาะสมอย่างไร จดหมายนี้ช่วยแนะนำตัวตนของคุณต่อผู้จัดการฝ่ายสรรหาอย่างกระชับและเป็นกันเอง อธิบายว่าทำไมคุณจึงสนใจตำแหน่งนี้ และเหตุใดประสบการณ์ของคุณจึงควรได้รับการพิจารณา
สำหรับผู้เริ่มต้น ความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดคือการพยายามให้ฟังดู “เป็นมืออาชีพ” จนแข็งทื่อ จดหมายสมัครงานที่ดีควรชัดเจน อบอุ่น เจาะจง และอ่านผ่านได้ง่าย ไม่ควรเขียนซ้ำทั้งเรซูเม่ แต่ควรเชื่อมโยงข้อมูลต่าง ๆ เข้าด้วยกัน
ทำความเข้าใจว่าจดหมายสมัครงานมีไว้เพื่ออะไร
จดหมายสมัครงานคือจดหมายทางวิชาชีพฉบับสั้นที่มักส่งพร้อมเรซูเม่ของคุณ ตามข้อมูลจาก Yale Office of Career Strategy จดหมายนี้ใช้แนะนำตัวคุณต่อนายจ้าง อธิบายความสนใจของคุณ และแสดงให้เห็นว่าทำไมคุณจึงมีคุณสมบัติเหมาะสม
ลองมองว่าเป็นการตอบคำถามสามข้อ:
- ทำไมต้องเป็นตำแหน่งนี้?
- ทำไมต้องเป็นบริษัทนี้?
- ทำไมคุณจึงเหมาะสมอย่างยิ่ง?
หากใบสมัครระบุว่าต้องมีจดหมายสมัครงาน ให้ส่งจดหมายหนึ่งฉบับ หากระบุว่าเป็นทางเลือก ก็มักยังคุ้มค่าที่จะส่ง เว้นแต่ประกาศจะระบุชัดเจนว่าไม่ต้องส่ง ศูนย์อาชีพของ UW-Madison ระบุว่าจดหมายสมัครงานสามารถแสดงถึงความพยายามเพิ่มเติม และเปิดพื้นที่ให้คุณอธิบายคุณสมบัติที่อาจไม่ชัดเจนจากเรซูเม่
ค้นคว้าก่อนเริ่มเขียน
อย่าเริ่มด้วย “ฉันเขียนมาเพื่อสมัคร...” แล้วหวังว่าส่วนที่เหลือจะปรากฏขึ้นมาเองอย่างน่าอัศจรรย์ ใช้เวลา 15 นาทีค้นคว้าก่อน
อ่านรายละเอียดงานอย่างละเอียด เน้นทักษะ หน้าที่ความรับผิดชอบ และวลีที่ปรากฏซ้ำ จากนั้นดูเว็บไซต์บริษัท ข่าวล่าสุด หน้าผลิตภัณฑ์ พันธกิจ หรือหน้า LinkedIn หากคุณยังไม่เข้าใจบทบาทนี้ชัดเจน ให้ใช้ O*NET OnLine เพื่อทำความเข้าใจงานและทักษะที่พบได้ทั่วไปในอาชีพนั้น
เป้าหมายของคุณไม่ใช่การยกยอบริษัท เป้าหมายคือการแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการ
วิธีเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับตำแหน่งเฉพาะหนึ่งตำแหน่ง
จดหมายสมัครงานที่ดีที่สุดจะให้ความรู้สึกว่าเขียนขึ้นสำหรับงานหนึ่งงาน ไม่ใช่คัดลอกมาใช้กับทุกใบสมัคร MIT Career Advising & Professional Development แนะนำให้ปรับจดหมายให้เหมาะกับตำแหน่งเฉพาะ และใช้ตัวอย่างที่เชื่อมโยงโดยตรงกับบทบาทนั้น
ใช้โครงสร้างง่าย ๆ นี้:
| ส่วน | จุดเน้นในการเขียนจดหมายสมัครงาน | เคล็ดลับสำหรับผู้เริ่มต้น |
|---|---|---|
| คำขึ้นต้น | เริ่มต้นอย่างเป็นมืออาชีพ | ใช้ “เรียน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา” หากไม่มีชื่อผู้รับ |
| ย่อหน้าเปิด | ระบุตำแหน่งและแสดงความสนใจอย่างเฉพาะเจาะจง | หลีกเลี่ยงการแสดงความตื่นเต้นแบบคลุมเครือ |
| เนื้อหา | พิสูจน์จุดแข็งสำคัญ 1-2 ข้อด้วยตัวอย่าง | อย่าเขียนเรซูเม่ของคุณซ้ำ |
| ความเหมาะสมกับบริษัท | แสดงให้เห็นว่าเหตุใดนายจ้างรายนี้จึงเหมาะสม | กล่าวถึงสิ่งที่เป็นจริงและเฉพาะเจาะจง |
| คำลงท้าย | ยืนยันความสนใจอีกครั้งและขอบคุณพวกเขา | ให้ดูมั่นใจ ไม่ใช่ดูอ้อนวอน |
โครงสร้างนี้ทำให้จดหมายอ่านง่าย และช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการออกนอกเรื่องไปสู่รายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้อง
เขียนย่อหน้าเปิดให้แข็งแรง
ย่อหน้าเปิดควรบอกผู้อ่านอย่างรวดเร็วว่าคุณกำลังสมัครตำแหน่งใด และทำไมจึงสมเหตุสมผล
ย่อหน้าเปิดที่อ่อนแอ:
“ฉันเขียนมาเพื่อสมัครตำแหน่งผู้ช่วยการตลาด ฉันเชื่อว่าฉันน่าจะเหมาะสม เพราะฉันขยันและมีความมุ่งมั่น”
ย่อหน้าเปิดที่ดีกว่า:
“ฉันตื่นเต้นที่จะสมัครตำแหน่งผู้ช่วยการตลาดที่ Brightwell Studio เพราะบทบาทนี้ผสมผสานการประสานงานแคมเปญ เนื้อหาโซเชียล และการวิจัยลูกค้า ซึ่งเป็นสามด้านที่ฉันได้ฝึกฝนขณะดูแลการประชาสัมพันธ์ขององค์กรนักศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลการมีส่วนร่วมสำหรับกิจกรรมประจำสัปดาห์”
เวอร์ชันที่สองมอบข้อมูลที่เป็นรูปธรรมให้นายจ้าง โดยกล่าวถึงตำแหน่ง บริษัท และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องในย่อหน้าเดียว
พิสูจน์ความเหมาะสมของคุณด้วยเรื่องราวหนึ่งหรือสองเรื่อง
เนื้อหาของจดหมายสมัครงานไม่ควรระบุงานทุกตำแหน่งที่คุณเคยทำ เลือกตัวอย่างหนึ่งหรือสองตัวอย่างที่ตรงกับรายละเอียดงาน
หากประกาศต้องการทักษะการบริหารโครงการ ให้อธิบายช่วงเวลาที่คุณจัดการโครงการ รับมือกับกำหนดเวลา ประสานงานผู้คน หรือแก้ปัญหาที่ยุ่งเหยิง หากต้องการงานบริการลูกค้า ให้แสดงว่าคุณสื่อสารกับผู้คน จัดการคำถาม หรือปรับปรุงประสบการณ์ได้อย่างไร
University of Washington Career & Internship Center อธิบายว่าจดหมายสมัครงานเป็นวิธีเชื่อมโยงภูมิหลังของคุณกับตำแหน่งงาน นั่นคือส่วนที่มีประโยชน์: เรซูเม่ของคุณให้ข้อเท็จจริง และจดหมายอธิบายว่าทำไมข้อเท็จจริงเหล่านั้นจึงสำคัญ
ใช้รูปแบบนี้:
“ฉันสังเกตว่าคุณกำลังมองหาคนที่สามารถทำ X ได้ ในบทบาท โครงการ หรือชั้นเรียนก่อนหน้าของฉัน ฉันได้ทำ Y ผลลัพธ์คือ Z ประสบการณ์นั้นจะช่วยให้ฉันมีส่วนร่วมในบทบาทนี้ได้ด้วยการทำ A”
แม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นทำงาน คุณก็ยังมีเนื้อหาที่ใช้ได้ โครงการในชั้นเรียน งานอาสาสมัคร การฝึกงาน งานพาร์ตไทม์ การเป็นผู้นำในมหาวิทยาลัย งานฟรีแลนซ์ และโครงการส่วนตัว ล้วนแสดงทักษะที่ถ่ายทอดไปใช้ได้
แสดงเหตุผลที่เลือกบริษัทนี้
จดหมายสมัครงานควรให้ความรู้สึกว่าเป็นของนายจ้างเพียงรายเดียว หากคุณสามารถสลับชื่อบริษัทแล้วส่งจดหมายฉบับเดิมไปได้ทุกที่ แสดงว่าจดหมายยังทั่วไปเกินไป
กล่าวถึงสิ่งที่เป็นจริง เช่น ผลิตภัณฑ์ กลุ่มเป้าหมาย ค่านิยม ผลงานล่าสุด ตำแหน่งในอุตสาหกรรม หรือปัญหาที่บริษัทกำลังแก้ไข Center for Career Opportunities ของ Purdue เน้นย้ำว่านายจ้างไม่ต้องการจดหมายทั่วไปที่ส่งไปยังทุกบริษัทในสาขาเดียวกัน
เขียนส่วนนี้ให้กระชับ ประโยคที่เฉพาะเจาะจงหนึ่งหรือสองประโยคก็เพียงพอ คุณไม่ได้เขียนจดหมายจากแฟนคลับ คุณกำลังแสดงให้เห็นถึงความสอดคล้องกัน
จัดรูปแบบให้สะอาดตา
จดหมายสมัครงานมักมีความยาวหนึ่งหน้า หากเป็นไปได้ ให้ใช้แบบอักษรและรูปแบบหัวกระดาษเดียวกับเรซูเม่ของคุณ ย่อหน้าให้สั้น เว้นพื้นที่ว่าง บันทึกเป็น PDF เว้นแต่ใบสมัครจะขอรูปแบบอื่น
คู่มือจดหมายสมัครงานของ MIT แนะนำให้เขียนจดหมายอย่างกระชับ ใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย และตรวจทานอย่างละเอียด ฟังดูเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่ความผิดพลาดในชื่อ ตำแหน่งงาน และรายละเอียดบริษัทสามารถบั่นทอนใบสมัครที่แข็งแรงได้อย่างเงียบ ๆ
ก่อนส่ง ให้ตรวจสอบว่า:
- คุณระบุชื่อบริษัทถูกต้องหรือไม่?
- คุณระบุตำแหน่งถูกต้องหรือไม่?
- จดหมายมีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้าหรือไม่?
- ทุกย่อหน้ามีเหตุผลที่ควรอยู่ในจดหมายหรือไม่?
- คุณตัดคำซ้ำซากอย่าง “ฉันเหมาะสมอย่างสมบูรณ์แบบ” ออกแล้วหรือไม่?
- คุณตรวจทานโดยอ่านออกเสียงแล้วหรือไม่?
Harvard Extension School มองว่าเรซูเม่และจดหมายสมัครงานเป็นเอกสารทางการตลาด นั่นไม่ได้หมายถึงการพูดเกินจริง แต่หมายถึงการทำให้คุณค่าของคุณมองเห็นได้ง่ายและรวดเร็ว
จัดระเบียบเรื่องราวการสมัครงานของคุณด้วย Pi
Pi มีประโยชน์ได้ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายฉบับสุดท้าย โดยเฉพาะหากคุณสมัครหลายตำแหน่งและบันทึกของคุณกระจัดกระจาย แทนที่จะมองใบสมัครแต่ละใบเป็นหน้ากระดาษเปล่า คุณสามารถสร้างงานนำเสนอการหางานแบบง่าย ๆ ได้: ตำแหน่งเป้าหมาย ข้อมูลบริษัทที่ค้นคว้า ทักษะที่จำเป็น หลักฐานจากประสบการณ์ของคุณ จุดเด่นในเรซูเม่ เรื่องราวสำหรับการสัมภาษณ์ และการเตือนติดตามผล
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครตำแหน่งการตลาดผลิตภัณฑ์ คุณอาจรวบรวมรายละเอียดงาน ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบริษัทสามข้อ ตัวอย่างแคมเปญสองตัวอย่างจากประสบการณ์ของคุณ และเรื่องสั้นหนึ่งเรื่องเกี่ยวกับการทำงานกับข้อมูล ใน Pi เนื้อหานั้นสามารถกลายเป็นแผนผังภาพที่สะอาดตาพร้อมส่วนต่าง ๆ ไอคอน ไทม์ไลน์ แผนภูมิ และภาพที่สร้างด้วย AI สิ่งนี้ไม่ได้แทนที่จดหมายสมัครงาน แต่ช่วยให้คุณเห็นเรื่องราวของตัวเองได้ชัดเจนขึ้นก่อนเริ่มเขียน
Pi ยังมีประโยชน์หากคุณทำงานร่วมกับที่ปรึกษา โค้ชอาชีพ หรืออาจารย์ที่ปรึกษามหาวิทยาลัย แทนที่จะส่งเอกสารที่ยุ่งเหยิง คุณสามารถนำเสนอกลยุทธ์การสมัครงานเป็นสไลด์ทีละหน้า: ตำแหน่งต้องการอะไร คุณมีหลักฐานอะไรบ้าง ส่วนใดของจดหมายที่แข็งแรง และส่วนใดยังดูไม่แน่นพอ สิ่งนี้ทำให้ข้อเสนอแนะรวดเร็วและเจาะจงมากขึ้น
บทสรุป
จดหมายสมัครงานที่แข็งแรงไม่ได้อยู่ที่การใช้ภาษาหรูหรา แต่อยู่ที่ความเฉพาะเจาะจง แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจตำแหน่งงาน พิสูจน์ความเหมาะสมด้วยตัวอย่างจริงหนึ่งหรือสองตัวอย่าง อธิบายว่าทำไมบริษัทจึงน่าสนใจสำหรับคุณ และปิดท้ายอย่างมั่นใจ
ผู้เริ่มต้นมักพยายามเขียนจดหมายที่ “สมบูรณ์แบบ” แต่ให้ตั้งเป้าที่จะเขียนจดหมายที่มีประโยชน์แทน: ชัดเจน ปรับให้เหมาะสม ซื่อสัตย์ และอ่านง่าย นั่นคือสิ่งที่ช่วยเพิ่มโอกาสให้เรซูเม่ของคุณนำไปสู่การสัมภาษณ์
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ถาม: วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียนรู้การเขียนจดหมายสมัครงานคืออะไร?
ตอบ: เริ่มจากประกาศงานจริงหนึ่งประกาศ เน้นความต้องการหลักของนายจ้าง เลือกตัวอย่างที่ตรงกันสองตัวอย่างจากประสบการณ์ของคุณ และเขียนจดหมายสั้น ๆ โดยยึดตามประเด็นเหล่านั้น
ถาม: จดหมายสมัครงานควรยาวแค่ไหน?
ตอบ: ให้ยาวไม่เกินหนึ่งหน้า โดยทั่วไปย่อหน้าสั้น ๆ สามหรือสี่ย่อหน้าก็เพียงพอสำหรับการสมัครงานส่วนใหญ่
ถาม: ควรเขียนจดหมายสมัครงานหรือไม่หากเป็นทางเลือก?
ตอบ: โดยทั่วไป ควรเขียน หากคุณสามารถเขียนจดหมายที่เฉพาะเจาะจงและมีประโยชน์ได้ ก็สามารถเสริมความแข็งแรงให้ใบสมัครของคุณได้ ข้ามไปเฉพาะเมื่อนายจ้างระบุว่าไม่ต้องแนบ
ถาม: ฉันสามารถใช้จดหมายสมัครงานฉบับเดียวกันกับทุกงานได้หรือไม่?
ตอบ: คุณสามารถใช้โครงสร้างเดิมซ้ำได้ แต่ควรปรับเนื้อหา เปลี่ยนตัวอย่าง รายละเอียดบริษัท และทักษะเฉพาะตำแหน่งสำหรับการสมัครแต่ละครั้ง
