Cách Viết Prompt AI PPT Tốt Hơn Cho Các Cuộc Họp Thực Tế

Nhiều người bắt đầu bản thuyết trình AI đầu tiên của họ với một câu lệnh rất tự nhiên:

Tạo một bản PPT về xu hướng tiếp thị AI.

AI sẽ nhanh chóng tạo ra một thứ gì đó: một trang bìa, một chương trình nghị sự, các xu hướng, nghiên cứu điển hình và một trang kết thúc. Nó trông có vẻ hoàn chỉnh. Thậm chí có thể trông thuyết phục khi nhìn lướt qua.

Đây cũng là một mô hình mà chúng tôi thấy lặp đi lặp lại khi xây dựng Pi: người dùng có ý tưởng, nhưng thật khó để giải thích rõ ràng ý tưởng, tài liệu, đối tượng và mục tiêu cuộc họp trong một câu lệnh duy nhất.

Nhưng một khi bạn thực sự mang bài thuyết trình đó vào cuộc họp, các vấn đề sẽ xuất hiện.

Sếp của bạn hỏi: “Vậy chúng ta có nên đầu tư hay không?”

Khách hàng của bạn hỏi: “Điều này có liên quan gì đến công việc kinh doanh của chúng tôi?”

Đồng nghiệp của bạn hỏi: “Ai sẽ chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo?”

Và đột nhiên, bạn nhận ra rằng PPT nói một chút về mọi thứ, nhưng nó không giải quyết vấn đề cho bất kỳ ai.

Điều này không có nghĩa là AI không thể tạo PPT. Thông thường hơn, vấn đề là bạn coi PPT như một “nhiệm vụ tạo nội dung,” trong khi PPT thực sự là một “nhiệm vụ giao tiếp trực tiếp.”

Tạo một PPT không phải là lấp đầy 20 slide bằng một chủ đề.

Tạo một PPT là giúp một nhóm người, mỗi người có các ưu tiên khác nhau, hình thành một phán đoán mới về cùng một thứ tại cùng một thời điểm.

Vì vậy, một câu lệnh PPT thực sự hữu ích không phải được viết cho AI.

Nó được viết cho cuộc họp.

Đầu tiên: Đừng bắt đầu với chủ đề. Hãy bắt đầu với những người sẽ ngồi vào bàn

Một chủ đề chỉ cho AI biết nên nói về cái gì. Khán giả cho AI biết tại sao nên nói theo cách này.

Cùng một chủ đề, “xu hướng tiếp thị AI,” sẽ trở thành ba bài thuyết trình rất khác nhau tùy thuộc vào việc nó dành cho CEO, nhóm tiếp thị hay khách hàng.

Đối với CEO, bạn cần nói về phán đoán, đầu tư và lợi nhuận.

Đối với đội ngũ marketing, bạn cần nói về chiến thuật và phân bổ nguồn lực.

Đối với khách hàng, bạn cần nói về cơ hội, ví dụ và cách họ có thể sử dụng nó.

Nếu bạn chỉ đưa cho AI chủ đề, nó chỉ có thể tạo ra một câu trả lời trung bình. Vấn đề với câu trả lời trung bình là nó đọc giống như một bách khoa toàn thư, không phải một cuộc trò chuyện.

Bạn có thể viết prompt như thế này:

Vui lòng trực tiếp tạo một PPT trong vòng 8 slide.

Chủ đề: Xu hướng tiếp thị AI

Đối tượng:
- CEO công ty và trưởng phòng marketing
- Họ đã biết AI phổ biến, nhưng lo lắng rằng đầu tư có thể không mang lại tăng trưởng thực sự
- Họ quan tâm nhất: liệu có đáng làm không, bắt đầu từ đâu, cần bao nhiêu nguồn lực và rủi ro là gì

Mục tiêu cuộc họp:
- Khiến họ đồng ý triển khai một chương trình thử nghiệm tiếp thị AI kéo dài 6 tuần
- Phạm vi thử nghiệm bao gồm: cải thiện hiệu quả sản xuất nội dung, tạo tài liệu bán hàng và tái sử dụng các nghiên cứu điển hình của khách hàng

Yêu cầu tạo:
- Cấu trúc tổng thể phải được xây dựng xoay quanh những câu hỏi mà đối tượng có khả năng hỏi nhất
- Mỗi slide chỉ nên trả lời một câu hỏi chính
- Không biến nó thành một tổng quan chung về xu hướng tiếp thị AI
- Slide cuối cùng nên bao gồm một hành động tiếp theo rõ ràng

Bước này quan trọng vì sau khi sử dụng prompt này, PPT không còn cảm giác như một bách khoa toàn thư nữa. Nó giống như một cuộc họp ra quyết định.

Cấu trúc của một PPT không nên bắt đầu từ “những gì tôi muốn nói.” Nó nên bắt đầu từ “nơi mà đối tượng có thể bị mắc kẹt.”

AI giỏi giúp bạn mô phỏng những người trong cuộc họp. Nó không ở trong phòng họp, nhưng nó có thể giúp bạn đưa những mối quan tâm của đối tượng lên bàn trước.

Thứ hai: Đưa vào tài liệu thực tế. Đừng để AI giả vờ biết mọi thứ

Nhiều PPT có cảm giác rõ ràng là do AI tạo ra vì chúng quá trơn tru.

Mỗi câu đều đúng. Mỗi slide trông có vẻ hoàn chỉnh. Nhưng không có gì cảm giác như đến từ một doanh nghiệp thực tế.

Loại nội dung này có một sự sạch sẽ kỳ lạ: không có dữ liệu nội bộ, không có chi tiết sản phẩm cụ thể, không có trích dẫn khách hàng, không có xung đột nhỏ từ ngành thực tế. Nó giống như nước cất. Nhìn trong suốt, nhưng uống thì nhạt nhẽo.

Cách đơn giản nhất để tránh vấn đề này là đưa vào AI các tài liệu thực tế của bạn.

Các tài liệu không cần phải hoàn hảo. Chúng có thể lộn xộn:

• Một phản hồi từ đồng nghiệp bán hàng
• Một bản tóm tắt phỏng vấn người dùng
• Thông tin chính từ ảnh chụp màn hình ba trang web của đối thủ cạnh tranh
• Một vài bình luận mà sếp của bạn đã đăng trong nhóm chat
• Một bài viết bạn thấy hữu ích
• Một tập dữ liệu chưa được làm sạch

Bạn có thể viết prompt như sau:

Vui lòng tạo một PPT trong vòng 8 slide dựa trên các tài liệu sau đây.

Tài liệu:

[Phản hồi bán hàng]
{Paste content}

[Phỏng vấn khách hàng]
{Paste content}

[Thông tin đối thủ cạnh tranh]
{Paste content}

Yêu cầu tạo:
- Ưu tiên từ ngữ thực tế và chi tiết cụ thể từ tài liệu
- Mỗi tiêu đề slide phải là một câu kết luận
- Sau mỗi nhận định quan trọng, ghi rõ nguồn: phản hồi bán hàng / phỏng vấn khách hàng / thông tin đối thủ cạnh tranh
- Không bịa ra các con số cụ thể
- Đánh dấu thông tin không chắc chắn là “Cần xác minh”
- Đề xuất một định dạng trực quan cho mỗi slide

Giá trị thực sự của AI trong việc tạo PPT không phải là nó “nghĩ ra mọi thứ” cho bạn.

Nó giống như một đồng đội có khả năng tổ chức tài liệu vô cùng mạnh mẽ: bạn đổ tất cả các mảnh giấy, liên kết, ảnh chụp màn hình và suy nghĩ lên bàn, và nó giúp bạn phân loại chúng thành từng đống và tìm ra mạch logic.

Một PPT tốt không phát triển từ một trang trống. Nó phát triển từ tài liệu.

Thứ ba: Biến tiêu đề thành nhận định, không phải nhãn mục

Một PPT có cảm giác hữu dụng hay không thường phụ thuộc vào tiêu đề slide của nó.

Nhiều tiêu đề slide do AI tạo ra trông như thế này:

• Bối cảnh thị trường
• Điểm đau của người dùng
• Giải pháp
• Lợi thế cạnh tranh
• Kế hoạch tương lai

Đây không phải là tiêu đề. Chúng là tên thư mục.

Chúng chỉ cho người đọc biết slide thuộc danh mục nào. Chúng không cho người đọc biết slide muốn họ tin điều gì.

Một tiêu đề PPT tốt nên hoạt động như một nhận định:

• Cơ hội trong tiếp thị AI không phải là “xuất bản thêm nội dung,” mà là tái sử dụng các tài sản nội dung hiện có
• Khách hàng không thiếu công cụ. Họ thiếu một quy trình để biến tài liệu thành nội dung bán hàng
• Một chương trình thử nghiệm kéo dài 6 tuần là cách an toàn hơn để xác thực ROI so với việc mua một hệ thống lớn ngay từ đầu.

Bạn có thể yêu cầu AI viết lại tiêu đề trực tiếp:

Vui lòng tạo PPT trực tiếp và tuân theo các quy tắc tiêu đề sau:

- Mỗi tiêu đề slide phải là một câu khẳng định theo kiểu kết luận
- Không sử dụng các nhãn phần như “Bối cảnh”, “Vấn đề”, “Giải pháp”, “Lợi thế” hoặc “Tóm tắt”
- Mỗi tiêu đề phải thể hiện một phán đoán rõ ràng
- Sau khi đọc mỗi tiêu đề, khán giả phải có thể trả lời: slide này muốn tôi tin điều gì?

Nếu bạn đã tạo phiên bản đầu tiên, bạn cũng có thể gửi hướng dẫn sửa đổi này cho Pi và yêu cầu nó viết lại tiêu đề slide.

Điều này có vẻ giống như viết lại tiêu đề, nhưng thực ra nó buộc bộ slide phải có xương sống.

Khi mỗi tiêu đề slide trở thành một phán đoán, bạn sẽ tự nhiên thấy slide nào thiếu bằng chứng, slide nào lặp lại nhau, và slide nào chỉ để lấp đầy chỗ trống.

Thứ tư: Sử dụng loại slide để điều khiển AI thay vì nói “làm cho nó cao cấp hơn”

“Làm cho nó cao cấp hơn.”

Đây là một trong những hướng dẫn dễ bị AI hiểu sai nhất.

“Cao cấp” có nghĩa là gì? Phong cách tư vấn? Phong cách keynote của Apple? Phong cách tạp chí? Bộ thuyết trình nhà đầu tư? Đánh giá nội bộ doanh nghiệp? Những người khác nhau tưởng tượng ra những slide hoàn toàn khác nhau.

Một phương pháp đáng tin cậy hơn là nói cho AI biết mỗi trang nên thuộc loại slide nào.

Ví dụ:

Vui lòng tạo trực tiếp một PPT gồm 8 slide.

Yêu cầu về loại slide:
- Bao gồm ít nhất 1 slide kết luận
- Bao gồm ít nhất 1 slide so sánh
- Bao gồm ít nhất 1 slide quy trình hoặc lộ trình
- Bao gồm ít nhất 1 slide quyết định
- Không sử dụng cùng một cấu trúc slide cho ba slide liên tiếp

Đối với mỗi slide, xuất ra:
Tiêu đề | Loại slide | Nội dung cốt lõi | Hình ảnh đề xuất

Điều này hữu ích hơn việc nói “làm cho nó chuyên nghiệp.”

Một PPT không chỉ là một tập hợp các trang đẹp mắt. Nó là sự kết hợp của các trang có nhiệm vụ khác nhau. Slide kết luận định hướng. Slide so sánh tạo sự tương phản. Slide quy trình giảm tải nhận thức. Slide quyết định thúc đẩy hành động.

Khi bạn cung cấp loại slide cho AI, nó ít có khả năng biến mỗi trang thành cùng một giải thích ba phần.

Thứ năm: Biến lời nhắc thành các mẫu có thể tái sử dụng

Một lời nhắc đáng giữ lại thường không phải là một câu dùng một lần. Nó là một mẫu có các biến mà bạn có thể thay thế nhiều lần.

Chủ đề, đối tượng, tài liệu, mục tiêu, số lượng slide, phong cách, định dạng đầu ra: tất cả đều có thể trở thành các biến có thể tái sử dụng.

Điều tương tự cũng đúng với việc tạo PPT.

Không viết prompt từ đầu mỗi lần. Hãy biến các loại PPT bạn thường tạo thành mẫu.

Ví dụ, đây là một mẫu để biến một bài báo thành bài thuyết trình có thể chia sẻ:

Vui lòng chuyển bài viết sau thành PPT phù hợp để chia sẻ công khai.

[Khán giả]
{Ai là khán giả}

[Mục tiêu chia sẻ]
{Khán giả nên đạt được gì sau khi nghe}

[Nội dung bài viết]
{Dán bài viết}

[Yêu cầu viết lại]
1. Không di chuyển bài viết từng đoạn. Trích xuất 6 đến 8 ý tưởng phù hợp cho bài nói
2. Mỗi tiêu đề slide phải là một nhận định đáng nhớ
3. Giữ lại các ví dụ trực quan nhất từ bài viết
4. Gợi ý một hình thức trực quan cho mỗi slide
5. Slide cuối cùng nên cung cấp một danh sách kiểm tra có thể thực hiện

[Định dạng đầu ra]
Số slide | Tiêu đề | Ý tưởng chính | Tài liệu nguồn được giữ lại | Hình ảnh trực quan đề xuất | Ghi chú diễn giả

Mục đích của một mẫu không phải là sự lười biếng.

Mục đích của một mẫu là để bảo tồn những gì bạn làm tốt nhiều lần.

Trong một đội ngũ trưởng thành, câu hỏi không phải là ai có thể viết một prompt ấn tượng. Mà là ai có thể biến các quy trình làm việc tốt thành các prompt có thể tái sử dụng.

Thứ sáu: Để AI đóng vai trò của một khán giả hoài nghi

Tạo ra chỉ là bước đầu tiên.

Điều thực sự cải thiện một PPT là việc xem xét.

Trước đây, việc xem xét bộ slide của chính bạn thật đau đớn vì não bạn tự động lấp đầy các khoảng trống. Bạn biết bối cảnh, vì vậy mọi slide đều có vẻ hợp lý với bạn. Nhưng khán giả không biết những gì bạn biết.

Bạn có thể yêu cầu AI mô phỏng một khán giả hoài nghi:

Hãy đóng vai trò là khán giả mục tiêu của PPT này và giúp tôi xem xét và sửa đổi nó.

Vai trò khán giả: {Một CEO quan tâm đến ngân sách / một giám đốc điều hành khách hàng có rất ít thời gian / một đội ngũ bán hàng lần đầu tiên thấy giải pháp này}

Hãy tập trung vào:
- Những slide nào cảm thấy không được viết cho khán giả này?
- Những tiêu đề nào chỉ là nhãn phần, không phải nhận định?
- Những slide nào thiếu bằng chứng?
- Những slide nào nên được loại bỏ hoặc hợp nhất?
- Slide nào cần một hành động tiếp theo rõ ràng nhất?

Hãy cung cấp các đề xuất sửa đổi trực tiếp và ưu tiên các slide ảnh hưởng nhiều nhất đến tính thuyết phục.

Bước này giống như một buổi diễn tập trước cuộc họp.

Nó không đảm bảo rằng PPT của bạn sẽ hoàn hảo. Nhưng nó có thể phơi bày những câu hỏi mà nếu không thì chỉ xuất hiện khi bộ slide đã được đặt trên bàn.

Đó là một giá trị khác của AI trong việc tạo PPT: nó không chỉ giúp bạn viết. Nó giúp tranh luận chống lại bạn.

Một prompt hoàn chỉnh bạn có thể dán trực tiếp vào Pi

Tất cả các kỹ thuật trên có thể được rút gọn thành một ý tưởng: đừng chỉ đưa cho Pi một chủ đề. Hãy đưa cho nó một bản tóm tắt PPT hoàn chỉnh.

Bạn không cần phải trò chuyện với AI nhiều vòng trước khi tạo bộ slide. Một cách tiếp cận thực tế hơn là giải thích rõ ràng khán giả, mục tiêu cuộc họp, yêu cầu slide và các ràng buộc trong prompt đầu tiên.

Ví dụ, đừng chỉ viết:

Tạo một PPT về xu hướng tiếp thị AI.

Thay vào đó, hãy viết:

Tôi muốn tạo một PPT trong vòng 8 slide.

Chủ đề: Xu hướng tiếp thị AI

Trường hợp sử dụng: cuộc họp quyết định nội bộ

Đối tượng:
- CEO công ty và trưởng bộ phận tiếp thị
- Họ đã biết AI phổ biến, nhưng lo ngại rằng đầu tư có thể không dẫn đến tăng trưởng thực sự
- Họ quan tâm nhất: liệu có đáng làm không, bắt đầu từ đâu, cần bao nhiêu nguồn lực và rủi ro là gì

Mục tiêu cuộc họp:
- Khiến họ đồng ý triển khai thử nghiệm tiếp thị AI kéo dài 6 tuần
- Phạm vi thử nghiệm bao gồm: cải thiện hiệu quả sản xuất nội dung, tạo tài liệu bán hàng và tái sử dụng các nghiên cứu điển hình của khách hàng

Yêu cầu slide:
- Cấu trúc nên được xây dựng xoay quanh các câu hỏi mà đối tượng có khả năng hỏi nhất
- Mỗi tiêu đề slide phải là một tuyên bố kiểu kết luận
- Mỗi slide chỉ nên trả lời một câu hỏi chính
- Mỗi slide không nên chứa quá 3 điểm chính
- Mỗi slide nên đề xuất một định dạng trực quan, chẳng hạn như slide kết luận, slide so sánh, slide quy trình, lộ trình, slide dữ liệu, slide tình huống hoặc slide quyết định
- Slide cuối cùng nên bao gồm một hành động tiếp theo rõ ràng

Ràng buộc:
- Không bịa đặt dữ liệu cụ thể
- Đánh dấu dữ liệu thiếu là “Cần xác minh”
- Không biến điều này thành tổng quan chung về xu hướng tiếp thị AI

Điểm của loại prompt này không phải là nó dài hơn. Mà là nó bao gồm thông tin mà một PPT thực sự cần.

Một prompt chỉ đưa ra chủ đề thường tạo ra một PPT “trông có vẻ hoàn chỉnh.” Một prompt kiểu brief có nhiều khả năng tạo ra một PPT có thể được sử dụng trong cuộc họp.

Sau khi sử dụng prompt trên, bộ slide thường không dừng lại ở những tuyên bố mơ hồ như “AI quan trọng” hay “thị trường đang phát triển.” Nó trở nên gần hơn với những câu hỏi mà mọi người thực sự cần thảo luận trong một cuộc họp thực tế:

• Tại sao chúng ta nên làm điều này ngay bây giờ?
• Chúng ta nên bắt đầu từ đâu?
• Cần những nguồn lực nào?
• Làm thế nào để kiểm soát rủi ro?
• Khi nào chúng ta quyết định tiếp tục hay dừng lại?

Đó là giá trị của một prompt kiểu brief.

Nó không yêu cầu AI viết nhiều hơn. Nó nói với AI ngay từ đầu rằng PPT này không nhằm giới thiệu một chủ đề. Nó nhằm thúc đẩy một quyết định.

Điều gì xảy ra sau khi bạn tạo bằng prompt này?

Cuối cùng: Đừng tìm kiếm một prompt thần kỳ. Hãy xây dựng dây chuyền sản xuất PPT của bạn.

Một “lời nhắc ma thuật” thật hấp dẫn vì nó khiến bạn tin rằng một khi tìm được câu đúng, AI sẽ tạo ra một bộ bài hoàn hảo ngay lập tức.

Nhưng một bản PPT không phải là một hình ảnh đơn lẻ hay một đoạn văn bản. Nó là một dây chuyền sản xuất: làm rõ cuộc họp, sắp xếp tài liệu, xây dựng cấu trúc, viết các trang, thiết kế hình ảnh, xem xét logic và chỉnh sửa.

Một lời nhắc thực sự mạnh mẽ không phải là một câu thần kỳ. Nó là một quy trình biến những suy nghĩ mơ hồ thành các slide có thể trình bày.

Bạn không cần phải bắt đầu từ một trang trống. Bạn có thể làm rõ cuộc họp, đổ tài liệu vào, chọn loại slide, biến tiêu đề thành nhận định, và sau đó yêu cầu AI đứng về phía khán giả và thách thức bộ bài.

Tại thời điểm đó, Pi đang làm nhiều hơn việc “tạo slide.” Nó đang giúp bạn diễn tập cuộc họp chưa diễn ra.

Khi cuối cùng bạn đứng trước màn hình, bạn không trình bày một mẫu. Bạn trình bày một dòng suy nghĩ đã được tổ chức, đặt câu hỏi, nén lại và trực quan hóa.

Đó là thời gian mà AI thực sự nên tiết kiệm khi làm PPT: không phải thời gian dành cho suy nghĩ, mà là thời gian bị mất khi suy nghĩ chưa thể trở thành slide.