đề xuất kinh doanh

Đề xuất kinh doanh là một tài liệu hoặc bản thuyết trình dùng để thuyết phục khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan nội bộ chấp thuận một dự án, dịch vụ, quan hệ hợp tác hoặc giải pháp. Đây không chỉ là phần mô tả về công ty của bạn. Một đề xuất tốt cho thấy bạn hiểu vấn đề của phía bên kia, đưa ra giải pháp thực tiễn, có khả năng triển khai và làm cho bước tiếp theo trở nên dễ dàng để được phê duyệt.

Phần lớn các đề xuất yếu quá tập trung vào công ty. Chúng dành quá nhiều chỗ để nói “chúng tôi có kinh nghiệm” mà lại không đủ chỗ để thể hiện “chúng tôi hiểu bạn cần gì”. Một đề xuất kinh doanh mạnh bắt đầu từ tình huống của khách hàng, sau đó kết nối rõ ràng đề xuất của bạn với tình huống đó.

Hướng dẫn của HubSpot về viết đề xuất kinh doanh giải thích ý tưởng cơ bản khá rõ: đề xuất kinh doanh được dùng để đạt được thỏa thuận kinh doanh, thường là bằng cách nêu ra vấn đề, giải pháp và bảng giá.

Đề Xuất Kinh Doanh Là Gì

Đề xuất kinh doanh là một đề nghị được cấu trúc rõ ràng. Nó giải thích bạn đề xuất điều gì, vì sao điều đó quan trọng, những gì được bao gồm, mất bao lâu để thực hiện, chi phí là bao nhiêu và khách hàng nên làm gì tiếp theo.

Bạn có thể sử dụng đề xuất kinh doanh khi bạn đang:

• Chào bán một dịch vụ cho khách hàng
• Phản hồi một yêu cầu đề xuất (RFP)
• Đề xuất hợp tác
• Trình bày một dự án với công ty
• Đưa ra giải pháp sau một cuộc gọi khám phá
• Nỗ lực để được các bên liên quan phê duyệt
• Chuyển cuộc trò chuyện bán hàng thành một đề nghị bằng văn bản

Hướng dẫn của PandaDoc về cách viết đề xuất kinh doanh cũng chia đề xuất thành các phần thực tiễn như tóm tắt, vấn đề, giải pháp, phạm vi, tiến độ, giá cả, bằng chứng, điều khoản và lời kêu gọi hành động.

Đề xuất kinh doanh (Business Proposal) Vs Kế hoạch kinh doanh (Business Plan) Vs Bộ tài liệu trình bày (Pitch Deck)

Ba loại này rất dễ bị nhầm lẫn, nhưng chúng phục vụ những mục đích khác nhau.

Đề xuất kinh doanh thường được viết cho một khách hàng, khách hàng mục tiêu hoặc đối tác cụ thể. Nó nói rằng: đây là vấn đề, đây là giải pháp của chúng tôi, đây là phạm vi, đây là giá, và tiếp theo sẽ diễn ra điều gì.

Kế hoạch kinh doanh thì thiên về chính bản thân doanh nghiệp. Nó giải thích công ty, thị trường, mô hình, hoạt động, tài chính và kế hoạch tăng trưởng. Hướng dẫn của SBA về viết kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn cho loại tài liệu như vậy.

Pitch deck là một bản thuyết trình dùng để kể nhanh câu chuyện về doanh nghiệp. Có thể dùng cho nhà đầu tư, khách hàng, lãnh đạo hoặc đối tác. Nó trực quan hơn và thường ngắn hơn nhiều so với một tài liệu đề xuất đầy đủ.

Nói đơn giản là:

• Đề xuất kinh doanh: giành một hợp đồng hoặc phê duyệt cụ thể.
• Kế hoạch kinh doanh: giải thích cách doanh nghiệp vận hành.
• Bộ slide thuyết trình: trình bày câu chuyện thật nhanh.

Đề xuất được mời và đề xuất không được mời

Đề xuất được mời là đề xuất được yêu cầu. Khách hàng có thể gửi RFP, yêu cầu báo giá hoặc mời các nhà cung cấp nộp một giải pháp. Trong trường hợp này, nhiệm vụ của bạn là trả lời yêu cầu một cách rõ ràng và cho thấy vì sao cách tiếp cận của bạn phù hợp.

Đề xuất không được mời không phải là đề xuất được yêu cầu. Bạn chủ động liên hệ vì bạn nhận thấy cơ hội hoặc vấn đề mà khách hàng có thể chưa chính thức hỏi đến. Loại đề xuất này cần mở đầu thuyết phục hơn vì người đọc có thể chưa sẵn sàng mong đợi điều đó.

Cả hai loại đều cần cùng một kỷ luật cơ bản: cụ thể, tập trung vào khách hàng và làm cho giá trị dễ hiểu.

Các phần của đề xuất kinh doanh - Nhìn nhanh

Dùng bảng này như một mẫu đề xuất đơn giản trước khi viết phiên bản đầy đủ.

Giữ bảng đơn giản. Một đề xuất thực sự có thể bao gồm nhiều chi tiết hơn, nhưng cấu trúc này giúp tài liệu không bị lan man.

Bắt đầu từ vấn đề của khách hàng

Vấn đề của khách hàng là trọng tâm của đề xuất. Nếu phần này yếu, phần còn lại của đề xuất sẽ có cảm giác chung chung.

Đừng bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những gì công ty bạn có thể làm. Hãy bắt đầu bằng việc cho thấy khách hàng đang gặp phải điều gì. Hãy nêu mục tiêu kinh doanh, thách thức, chi phí của việc trì hoãn, hoặc cơ hội mà họ muốn nắm bắt.

Ví dụ, thay vì viết:

“Chúng tôi cung cấp dịch vụ marketing số cho các công ty đang phát triển.”

Hãy viết gần với:

“Nhóm của bạn đang nhận được lưu lượng từ các quảng cáo trả phí, nhưng các trang đích chưa chuyển đổi đủ người truy cập thành các cuộc gọi đã đặt lịch.”

Phiên bản thứ hai cho thấy đề xuất của bạn tập trung vào tình huống của họ, chứ không phải danh sách dịch vụ của bạn.

Trình bày giải pháp rõ ràng

Khi vấn đề đã rõ ràng, hãy giải thích giải pháp mà bạn đề xuất. Đây là nơi bạn mô tả công việc, nhưng đừng dồn hết mọi tính năng lên trang.

Một phần giải pháp tốt nên trả lời:

• Bạn sẽ làm gì?
• Tại sao đây là hướng tiếp cận phù hợp?
• Khách hàng sẽ nhận được gì?
• Giải pháp này giải quyết vấn đề như thế nào?
• Điểm gì khiến cách tiếp cận này khả thi?

Nếu có nhiều lựa chọn, hãy làm cho sự khác biệt giữa chúng dễ dàng để khách hàng so sánh. Khách hàng không nên phải đoán lựa chọn nào phù hợp với nhu cầu của họ.

Xác định phạm vi, timeline và giá cả

Phạm vi bảo vệ cả hai bên. Nó giải thích những gì được bao gồm và những gì không được bao gồm. Điều này quan trọng vì nhiều mối quan hệ kinh doanh trở nên căng thẳng khi kỳ vọng không rõ ràng.

Mục “Phạm vi” nên bao gồm các hạng mục bàn giao, trách nhiệm, giả định, giới hạn chỉnh sửa, các phụ thuộc và bất kỳ điều gì khách hàng cần cung cấp.

Dòng thời gian nên thể hiện luồng triển khai dự án. Hãy giữ mọi thứ đơn giản: khám phá, lập kế hoạch, sản xuất, rà soát, ra mắt, báo cáo hoặc bất kỳ giai đoạn nào phù hợp với công việc.

Giá phải được trình bày rõ ràng. Nếu bạn cung cấp các gói dịch vụ, hãy giải thích sự khác nhau. Nếu giá phụ thuộc vào các biến số, hãy giải thích các biến đó là gì. Giá ẩn hoặc gây hiểu nhầm sẽ làm chậm quá trình phê duyệt.

mẫu đề xuất kinh doanh của Microsoft có thể hữu ích nếu bạn cần một cấu trúc tài liệu cơ bản cho đề xuất, báo cáo và các tài liệu hướng tới khách hàng/đối tác.

Thêm Bằng Chứng Mà Không Làm Quá Tải Bản Đề Xuất

Một bản đề xuất nên tạo được niềm tin. Điều đó không có nghĩa là thêm mười trang nói về lịch sử công ty của bạn.

Dùng bằng chứng hỗ trợ cho quyết định:

• Các nghiên cứu tình huống ngắn
• Kết quả của khách hàng
• Lời chứng thực
• Kinh nghiệm phù hợp
• Ví dụ danh mục dự án
• Chứng nhận
• Các ảnh chụp nhanh về quy trình

Chọn bằng chứng phù hợp với vấn đề của khách hàng. Nếu bản đề xuất dành cho dự án hỗ trợ năng lực bán hàng, hãy nêu các kết quả liên quan đến bán hàng. Nếu đó là dự án thiết kế lại website, hãy trình bày các công việc website tương tự.

Bằng chứng hiệu quả nhất khi nó giảm thiểu rủi ro. Khách hàng đang hỏi: liệu đội ngũ này có thực sự làm được những điều họ nói không?

Làm Cho Bản Đề Xuất Lấy Khách Hàng Làm Trung Tâm

Một bản đề xuất lấy khách hàng làm trung tâm sử dụng ngôn ngữ của khách hàng. Nó nói về mục tiêu, ràng buộc, đối tượng, dòng thời gian và tiêu chí ra quyết định của họ.

Trước khi gửi bản đề xuất, hãy kiểm tra xem có bao nhiêu phần bắt đầu bằng “chúng tôi” so với bao nhiêu phần bắt đầu từ tình hình của khách hàng. Một chút ngôn ngữ “chúng tôi” là ổn, nhưng bản đề xuất không nên đọc như một tờ brochure của công ty.

Một bài kiểm tra hữu ích là: liệu cùng một đề xuất có thể được gửi cho năm khách hàng khác nhau chỉ bằng cách thay tên hay không? Nếu có, thì rất có thể đề xuất đó quá chung chung.

Tài liệu đề xuất kinh doanh (Business Proposal Document) so với bản thuyết trình đề xuất (Proposal Presentation)

Tài liệu đề xuất kinh doanh hữu ích khi người đọc cần chi tiết. Nó có thể bao gồm phạm vi công việc, giá cả, điều khoản, giả định, bối cảnh và ngôn ngữ pháp lý.

Bản thuyết trình đề xuất sẽ phù hợp hơn khi cần giải thích đề xuất trực tiếp. Nó hoạt động tốt cho các cuộc họp với khách hàng, phê duyệt của các bên liên quan, trình bày dự án và các cuộc thảo luận hợp tác. Bản thuyết trình không nên sao chép toàn bộ tài liệu theo từng trang chiếu. Thay vào đó, hãy chuyển đề xuất thành một câu chuyện rõ ràng.

Một bản thuyết trình đề xuất đơn giản có thể bao gồm:

• Tình huống của khách hàng
• Vấn đề chính
• Giải pháp được khuyến nghị
• Phạm vi công việc
• Dòng thời gian
• Tóm tắt giá
• Bằng chứng
• Cần có quyết định
• Bước tiếp theo

Tài liệu cung cấp chi tiết cho mọi người. Bản thuyết trình giúp họ hiểu và đưa ra quyết định.

Từ Tài liệu Đề xuất Kinh doanh đến Mẫu biểu

Khi bạn đã nắm được cấu trúc, một mẫu đề xuất kinh doanh sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Bạn không nên viết lại từ đầu cùng các phần mỗi lần như vậy.

Một mẫu tốt có thể bao gồm:

• Trang bìa
• Trang tóm tắt
• Phần nội dung vấn đề
• Phần giải pháp
• Phần phạm vi
• Khối thời gian
• Bảng giá
• Trang nghiên cứu điển hình
• Trang điều khoản
• Trang phê duyệt hoặc bước tiếp theo

Thư viện template của PandaDoc và mẫu đề xuất kinh doanh của HubSpot cho thấy cách các phần đề xuất phổ biến có thể được tái sử dụng và tùy chỉnh cho các khách hàng khác nhau.

Mấu chốt là tùy chỉnh đủ để vẫn cảm thấy đúng “cho riêng” bạn. Mẫu phải giúp tăng tốc công việc, chứ không khiến mọi đề xuất đều nghe giống nhau.

Pi phù hợp như thế nào trong các đề xuất kinh doanh

Đây là lúc Pi có thể “vào đúng chỗ”. Có lẽ bạn đã có ghi chú khách hàng, bản tóm tắt cuộc gọi khám phá, tài liệu phạm vi, chi tiết giá, tham khảo từ website hoặc bản nháp đề xuất. Thay vì biến tất cả thành slide thủ công, bạn có thể dùng Pi để định hình nội dung thành một bài thuyết trình đề xuất rõ ràng hơn.

Pi cung cấp các mẫu thuyết trình và kiểu dáng có thể chỉnh sửa mà bạn có thể dùng trực tiếp. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc chủ đề, phong cách bố cục, định hướng hình ảnh và tông giọng để đề xuất phù hợp với khách hàng và thương hiệu của bạn.

Pi cũng cung cấp các thành phần sẵn sàng cho các phần đề xuất như tóm tắt vấn đề, trang giải pháp, timeline, khối so sánh, phần tổng quan giá, slide chứng cứ, sơ đồ quy trình và trang bước tiếp theo. Bố cục tự động giúp giữ khoảng cách và cấp bậc rõ ràng khi nội dung thay đổi. Thư viện icon giúp các phần dễ lướt qua, trong khi hiệu ứng hình ảnh và hình ảnh do AI tạo có thể hỗ trợ các slide cần định hướng hình ảnh mạnh hơn.

Khi bài thuyết trình đề xuất đã sẵn sàng, bạn có thể xuất ra tệp PPT và tiếp tục chỉnh sửa hoặc trình bày trong PowerPoint hoặc các công cụ tương thích khác.

Kết luận

Đề xuất kinh doanh không chỉ là một tài liệu hình thức. Đó là công cụ ra quyết định. Nó cần cho khách hàng thấy rằng bạn hiểu vấn đề, có giải pháp rõ ràng, có thể triển khai công việc và biết bước tiếp theo cần gì.

Bắt đầu từ vấn đề của khách hàng. Giữ giải pháp thật cụ thể. Xác định phạm vi. Làm rõ phần giá. Thêm bằng chứng khi thật sự cần thiết. Sau đó dùng mẫu đề xuất kinh doanh để tăng tốc quy trình mà không làm đề xuất trở nên chung chung.

Khi đề xuất cần trở thành một bài thuyết trình hoàn thiện, Pi có thể giúp chuyển ghi chú, nghiên cứu, chi tiết phạm vi và bản nháp thành một bộ slide đề xuất rõ ràng với các mẫu có thể chỉnh sửa, chủ đề tùy chỉnh, thành phần sẵn có, bố cục tự động, icon, hiệu ứng hình ảnh, hình ảnh do AI tạo và xuất file PPT.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

H: Đề xuất kinh doanh là gì?

Đ: Đề xuất kinh doanh là một tài liệu hoặc bài thuyết trình dùng để thuyết phục khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan phê duyệt một giải pháp, dịch vụ, dự án hoặc quan hệ hợp tác.

H: Đề xuất kinh doanh cần bao gồm những gì?

Đ: Một đề xuất hiệu quả thường bao gồm phần tóm tắt, vấn đề của khách hàng, giải pháp đề xuất, phạm vi, tiến độ, giá cả, bằng chứng, điều khoản và các bước tiếp theo.

H: Sự khác nhau giữa đề xuất kinh doanh và kế hoạch kinh doanh là gì?

Đ: Đề xuất kinh doanh thường được viết để giành được sự chấp thuận cho một khách hàng, dự án hoặc hạng mục cụ thể. Kế hoạch kinh doanh giải thích doanh nghiệp vận hành như thế nào, phát triển ra sao và tạo ra lợi nhuận như thế nào.

H: Pi có thể giúp tạo một bài thuyết trình đề xuất kinh doanh không?

Đ: Có. Pi có thể chuyển ghi chú của khách hàng, tài liệu phạm vi, nghiên cứu, nội dung website hoặc bản nháp đề xuất thành một bài thuyết trình hoàn thiện với các mẫu có thể chỉnh sửa, chủ đề tùy chỉnh, thành phần, bố cục tự động, biểu tượng, hiệu ứng hình ảnh, hình ảnh trực quan bằng AI và xuất PPT.