đề xuất kinh doanh

Đề xuất kinh doanh là một tài liệu hoặc bản trình bày được dùng để thuyết phục khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hoặc bên liên quan nội bộ phê duyệt một dự án, dịch vụ, quan hệ đối tác hoặc giải pháp. Đây không chỉ là phần mô tả về công ty của bạn. Một đề xuất tốt cho thấy bạn hiểu vấn đề của phía bên kia, có giải pháp thực tế, có thể triển khai giải pháp đó và đã giúp bước tiếp theo dễ được phê duyệt.

Hầu hết các đề xuất yếu đều quá tập trung vào công ty. Chúng dành quá nhiều chỗ để nói “chúng tôi có kinh nghiệm” và không đủ chỗ để cho thấy “chúng tôi hiểu điều bạn cần.” Một đề xuất kinh doanh mạnh mẽ bắt đầu từ tình huống của khách hàng, sau đó kết nối rõ ràng đề nghị của bạn với tình huống đó.

Hướng dẫn của HubSpot về cách viết đề xuất kinh doanh giải thích rõ ý tưởng cơ bản: đề xuất kinh doanh được dùng để chốt một thỏa thuận kinh doanh, thường bằng cách trình bày vấn đề, giải pháp và giá cả.

Đề Xuất Kinh Doanh Là Gì

Đề xuất kinh doanh là một đề nghị có cấu trúc. Nó giải thích những gì bạn đề xuất, lý do điều đó quan trọng, nội dung bao gồm, thời gian thực hiện, chi phí và việc khách hàng nên làm tiếp theo.

Bạn có thể sử dụng đề xuất kinh doanh khi:

• Bán một dịch vụ cho khách hàng
• Phản hồi yêu cầu đề xuất
• Đề xuất quan hệ đối tác
• Trình bày dự án với một công ty
• Đưa ra giải pháp sau cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu
• Cố gắng giành được sự phê duyệt từ bên liên quan
• Chuyển cuộc trao đổi bán hàng thành đề nghị bằng văn bản

Hướng dẫn của PandaDoc về cách viết đề xuất kinh doanh cũng phân chia đề xuất thành các phần thực tế như tóm tắt, vấn đề, giải pháp, phạm vi, tiến độ, giá cả, bằng chứng, điều khoản và lời kêu gọi hành động.

Đề Xuất Kinh Doanh So Với Kế Hoạch Kinh Doanh So Với Pitch Deck

Ba loại này dễ bị nhầm lẫn, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau.

Đề xuất kinh doanh thường được viết cho một khách hàng, người mua hoặc đối tác cụ thể. Nó nói: đây là vấn đề, đây là giải pháp của chúng tôi, đây là phạm vi, đây là mức giá và đây là việc xảy ra tiếp theo.

Kế hoạch kinh doanh tập trung nhiều hơn vào chính doanh nghiệp. Nó giải thích công ty, thị trường, mô hình, hoạt động, tài chính và kế hoạch tăng trưởng. Hướng dẫn của SBA về cách viết kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn với loại tài liệu đó.

Pitch deck là một bản trình bày dùng để kể nhanh câu chuyện kinh doanh. Nó có thể được dùng cho nhà đầu tư, khách hàng, lãnh đạo hoặc đối tác. Nó trực quan hơn và thường ngắn hơn một tài liệu đề xuất đầy đủ.

Nói đơn giản:

• Đề xuất kinh doanh: giành một thỏa thuận hoặc sự phê duyệt cụ thể.
• Kế hoạch kinh doanh: giải thích cách doanh nghiệp vận hành.
• Pitch deck: trình bày câu chuyện nhanh chóng.

Đề Xuất Theo Yêu Cầu Và Không Theo Yêu Cầu

Đề xuất theo yêu cầu là đề xuất được yêu cầu. Khách hàng có thể gửi RFP, yêu cầu báo giá hoặc mời nhà cung cấp nộp giải pháp. Trong trường hợp này, nhiệm vụ của bạn là trả lời yêu cầu một cách rõ ràng và cho thấy vì sao cách tiếp cận của bạn phù hợp.

Đề xuất không theo yêu cầu là đề xuất không được yêu cầu. Bạn chủ động liên hệ vì nhận thấy một cơ hội hoặc vấn đề mà khách hàng có thể chưa chính thức đề cập. Loại đề xuất này cần phần mở đầu mạnh hơn vì người đọc có thể chưa mong đợi nó.

Cả hai loại đều cần cùng một nguyên tắc cơ bản: cụ thể, tập trung vào khách hàng và giúp giá trị dễ hiểu.

Tổng Quan Các Phần Của Đề Xuất Kinh Doanh

Hãy dùng bảng này như một mẫu đề xuất đơn giản trước khi viết phiên bản đầy đủ.

Hãy giữ bảng đơn giản. Một đề xuất thực tế có thể bao gồm nhiều chi tiết hơn, nhưng cấu trúc này giúp tài liệu không bị lan man.

Bắt Đầu Với Vấn Đề Của Khách Hàng

Vấn đề của khách hàng là trọng tâm của đề xuất. Nếu phần này yếu, phần còn lại của đề xuất sẽ mang cảm giác chung chung.

Đừng bắt đầu bằng cách liệt kê mọi thứ công ty bạn có thể làm. Hãy bắt đầu bằng cách cho thấy khách hàng đang đối mặt với điều gì. Đề cập đến mục tiêu kinh doanh, thách thức, chi phí của việc không hành động hoặc cơ hội mà họ muốn nắm bắt.

Ví dụ, thay vì viết:

“Chúng tôi cung cấp dịch vụ tiếp thị kỹ thuật số cho các công ty đang phát triển.”

Hãy viết gần với:

“Đội ngũ của bạn đang nhận được lưu lượng truy cập từ quảng cáo trả phí, nhưng các trang đích chưa chuyển đổi đủ khách truy cập thành các cuộc gọi đã được đặt lịch.”

Phiên bản thứ hai cho thấy đề xuất nói về tình huống của họ, không phải danh sách dịch vụ của bạn.

Trình Bày Một Giải Pháp Rõ Ràng

Sau khi vấn đề đã rõ ràng, hãy giải thích giải pháp bạn đề xuất. Đây là lúc bạn mô tả công việc, nhưng tránh đưa mọi tính năng vào trang.

Một phần giải pháp tốt nên trả lời:

• Bạn sẽ làm gì?
• Vì sao đây là cách tiếp cận phù hợp?
• Khách hàng sẽ nhận được gì?
• Nó giải quyết vấn đề như thế nào?
• Điều gì khiến cách tiếp cận này thực tế?

Nếu có nhiều lựa chọn, hãy giúp việc so sánh sự khác biệt giữa chúng trở nên dễ dàng. Khách hàng không nên phải đoán lựa chọn nào phù hợp với nhu cầu của họ.

Xác Định Phạm Vi, Tiến Độ Và Giá Cả

Phạm vi bảo vệ cả hai bên. Nó giải thích những gì được bao gồm và không được bao gồm. Điều này quan trọng vì nhiều mối quan hệ kinh doanh trở nên căng thẳng khi kỳ vọng không rõ ràng.

Phần phạm vi nên bao gồm sản phẩm bàn giao, trách nhiệm, giả định, giới hạn số lần chỉnh sửa, các yếu tố phụ thuộc và mọi thứ khách hàng phải cung cấp.

Tiến độ nên thể hiện luồng dự án. Hãy giữ đơn giản: tìm hiểu, lập kế hoạch, sản xuất, đánh giá, ra mắt, báo cáo hoặc bất kỳ giai đoạn nào phù hợp với công việc.

Giá cả nên rõ ràng. Nếu bạn cung cấp các gói, hãy giải thích sự khác biệt. Nếu giá phụ thuộc vào các biến số, hãy giải thích các biến số đó là gì. Giá cả ẩn hoặc khó hiểu làm chậm quá trình phê duyệt.

Các mẫu đề xuất kinh doanh của Microsoft có thể hữu ích nếu bạn cần một cấu trúc tài liệu cơ bản cho đề xuất, báo cáo và các tệp hướng đến doanh nghiệp.

Thêm Bằng Chứng Mà Không Làm Quá Tải Đề Xuất

Một đề xuất nên xây dựng sự tin tưởng. Điều đó không có nghĩa là thêm mười trang về lịch sử công ty của bạn.

Hãy sử dụng bằng chứng hỗ trợ quyết định:

• Nghiên cứu tình huống ngắn
• Kết quả của khách hàng
• Lời chứng thực
• Kinh nghiệm liên quan
• Ví dụ portfolio
• Chứng nhận
• Ảnh chụp nhanh quy trình

Hãy chọn bằng chứng phù hợp với vấn đề của khách hàng. Nếu đề xuất dành cho một dự án hỗ trợ bán hàng, hãy trình bày kết quả liên quan đến bán hàng. Nếu dành cho việc thiết kế lại website, hãy trình bày các công việc website tương tự.

Bằng chứng hiệu quả nhất khi giúp giảm rủi ro. Khách hàng đang hỏi: đội ngũ này có thực sự làm được điều họ nói không?

Giúp Đề Xuất Tập Trung Vào Khách Hàng

Một đề xuất tập trung vào khách hàng sử dụng ngôn ngữ của khách hàng. Nó nói về mục tiêu, hạn chế, đối tượng, tiến độ và tiêu chí ra quyết định của họ.

Trước khi gửi đề xuất, hãy kiểm tra có bao nhiêu phần bắt đầu bằng “chúng tôi” so với bao nhiêu phần bắt đầu từ tình huống của khách hàng. Một số cách diễn đạt dùng “chúng tôi” là ổn, nhưng đề xuất không nên giống như một tài liệu giới thiệu công ty.

Một phép thử hữu ích là: liệu cùng một đề xuất có thể gửi cho năm khách hàng khác nhau chỉ bằng cách thay tên không? Nếu có, có lẽ nó quá chung chung.

Tài Liệu Đề Xuất Kinh Doanh So Với Bản Trình Bày Đề Xuất

Tài liệu đề xuất kinh doanh hữu ích khi người đọc cần chi tiết. Nó có thể bao gồm phạm vi, giá cả, điều khoản, giả định, thông tin nền và ngôn ngữ pháp lý.

Bản trình bày đề xuất phù hợp hơn khi đề xuất cần được giải thích trực tiếp. Nó hoạt động tốt cho các cuộc họp khách hàng, phê duyệt của bên liên quan, thuyết trình dự án và thảo luận hợp tác. Bản trình bày không nên sao chép toàn bộ tài liệu theo từng slide. Nó nên biến đề xuất thành một câu chuyện rõ ràng.

Một bản trình bày đề xuất đơn giản có thể bao gồm:

• Tình huống của khách hàng
• Vấn đề chính
• Giải pháp đề xuất
• Phạm vi công việc
• Tiến độ
• Tóm tắt giá cả
• Bằng chứng
• Quyết định cần có
• Bước tiếp theo

Tài liệu cung cấp cho mọi người thông tin chi tiết. Bản trình bày giúp họ hiểu và đưa ra quyết định.

Từ Đề Xuất Kinh Doanh Đến Mẫu

Khi đã biết cấu trúc, một mẫu đề xuất kinh doanh sẽ tiết kiệm thời gian. Bạn không nên viết lại cùng các phần từ đầu mỗi lần.

Một mẫu tốt có thể bao gồm:

• Trang bìa
• Trang tóm tắt
• Phần vấn đề
• Phần giải pháp
• Phần phạm vi
• Khối tiến độ
• Bảng giá
• Trang nghiên cứu tình huống
• Trang điều khoản
• Trang phê duyệt hoặc bước tiếp theo

Thư viện mẫu của PandaDoc và mẫu đề xuất kinh doanh của HubSpot cho thấy các phần đề xuất phổ biến có thể được tái sử dụng và tùy chỉnh cho các khách hàng khác nhau.

Điều quan trọng là tùy chỉnh mẫu đủ nhiều để nó vẫn mang tính cụ thể. Mẫu nên giúp tăng tốc công việc, không khiến mọi đề xuất nghe giống nhau.

Pi Phù Hợp Với Đề Xuất Kinh Doanh Ở Đâu

Đây là lúc Pi có thể phù hợp một cách tự nhiên. Bạn có thể đã có ghi chú khách hàng, tóm tắt cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu, tài liệu phạm vi, chi tiết giá cả, tham chiếu website hoặc bản nháp đề xuất sơ bộ. Thay vì biến tất cả những nội dung đó thành slide theo cách thủ công, bạn có thể dùng Pi để định hình tài liệu thành một bản trình bày đề xuất rõ ràng hơn.

Pi có các mẫu và phong cách trình bày có thể chỉnh sửa mà bạn có thể sử dụng trực tiếp. Bạn có thể tùy chỉnh màu chủ đề, phong cách bố cục, định hướng hình ảnh và giọng điệu để đề xuất phù hợp với khách hàng và thương hiệu của bạn.

Pi cũng cung cấp các thành phần sẵn có cho những phần đề xuất như tóm tắt vấn đề, trang giải pháp, tiến độ, khối so sánh, tổng quan giá cả, slide bằng chứng, sơ đồ quy trình và trang bước tiếp theo. Bố cục tự động giúp giữ khoảng cách và hệ thống phân cấp gọn gàng khi nội dung thay đổi. Thư viện biểu tượng giúp các phần dễ quét hơn, trong khi hiệu ứng hình ảnh và hình ảnh do AI tạo có thể hỗ trợ những slide cần định hướng hình ảnh mạnh hơn.

Khi bản trình bày đề xuất đã sẵn sàng, bạn có thể xuất nó dưới dạng tệp PPT và tiếp tục chỉnh sửa hoặc trình bày trong PowerPoint hoặc các công cụ tương thích khác.

Kết Luận

Đề xuất kinh doanh không chỉ là một tài liệu chính thức. Nó là một công cụ ra quyết định. Nó nên cho khách hàng thấy rằng bạn hiểu vấn đề, có giải pháp rõ ràng, có thể triển khai công việc và biết điều gì nên xảy ra tiếp theo.

Hãy bắt đầu từ vấn đề của khách hàng. Giữ giải pháp cụ thể. Xác định phạm vi. Làm rõ giá cả. Thêm bằng chứng ở nơi cần thiết. Sau đó, sử dụng mẫu đề xuất kinh doanh để làm quy trình nhanh hơn mà không khiến đề xuất trở nên chung chung.

Khi đề xuất cần trở thành một bản trình bày chỉn chu, Pi có thể giúp biến ghi chú, nghiên cứu, chi tiết phạm vi và bản nháp thô thành một bộ slide đề xuất rõ ràng với các mẫu có thể chỉnh sửa, chủ đề tùy chỉnh, thành phần, bố cục tự động, biểu tượng, hiệu ứng hình ảnh, hình ảnh AI và xuất PPT.

Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

H: Đề xuất kinh doanh là gì?

Đ: Đề xuất kinh doanh là một tài liệu hoặc bản trình bày được dùng để thuyết phục khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hoặc bên liên quan phê duyệt một giải pháp, dịch vụ, dự án hoặc quan hệ đối tác.

H: Đề xuất kinh doanh nên bao gồm những gì?

Đ: Một đề xuất mạnh thường bao gồm tóm tắt, vấn đề của khách hàng, giải pháp đề xuất, phạm vi, tiến độ, giá cả, bằng chứng, điều khoản và các bước tiếp theo.

H: Sự khác biệt giữa đề xuất kinh doanh và kế hoạch kinh doanh là gì?

Đ: Đề xuất kinh doanh thường được viết để giành một khách hàng, dự án hoặc sự phê duyệt cụ thể. Kế hoạch kinh doanh giải thích cách doanh nghiệp vận hành, phát triển và kiếm tiền.

H: Pi có thể giúp tạo bản trình bày đề xuất kinh doanh không?

Đ: Có. Pi có thể biến ghi chú khách hàng, tài liệu phạm vi, nghiên cứu, nội dung website hoặc bản nháp đề xuất thành một bản trình bày chỉn chu với các mẫu có thể chỉnh sửa, chủ đề tùy chỉnh, thành phần, bố cục tự động, biểu tượng, hiệu ứng hình ảnh, hình ảnh AI và xuất PPT.