cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint

Nếu bạn muốn biết cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint, phương pháp cơ bản rất đơn giản: sử dụng tùy chọn Số trang chiếu của PowerPoint, áp dụng cho tất cả các trang chiếu, sau đó điều chỉnh kiểu trong Trang chiếu cái nếu cần.

Nhưng số trang chiếu không chỉ có chức năng. Trong một bộ slide chỉn chu, chúng cũng có thể giúp khán giả hiểu được tiến độ, các phần và cấu trúc. Một con số đơn giản ở góc có thể đủ cho bài thuyết trình ngắn, trong khi một bộ slide kinh doanh dài hơn có thể cần thanh tiến độ, màu sắc theo phần hoặc nhãn chương.

Hướng dẫn này giải thích cách thêm số trang chiếu trong PowerPoint và cách làm cho chúng trông có chủ đích hơn.

cách chèn số trang chiếu trong powerpoint: các bước cơ bản

Cách nhanh nhất để chèn số trang chiếu là thông qua cài đặt Đầu trang và Chân trang của PowerPoint.

1. Mở bản trình bày PowerPoint của bạn.

2. Chuyển đến tab Chèn.

3. Chọn Số trang chiếu hoặc Đầu trang & Chân trang.

4. Chọn Số trang chiếu.

5. Chọn Áp dụng cho tất cả để thêm số vào mọi trang chiếu.

6. Chọn Áp dụng nếu bạn chỉ muốn số xuất hiện trên trang chiếu hiện tại.

Hướng dẫn chính thức của Microsoft về cách chèn hoặc thay đổi số trang chiếu ↗ giải thích cách thêm số trang chiếu, ẩn đánh số trên trang chiếu tiêu đề, đổi vị trí số và thêm văn bản chân trang.

Cách ẩn số trang chiếu trên trang chiếu tiêu đề

Nhiều bản trình bày trông gọn gàng hơn khi trang chiếu tiêu đề không có số trang. Một trang chiếu bìa thường giống như trang đầu, vì vậy việc hiển thị “1” ở góc có thể là không cần thiết.

Để ẩn số trang chiếu trên trang chiếu tiêu đề:

1. Chuyển đến Chèn.

2. Chọn Số trang chiếu hoặc Đầu trang & Chân trang.

3. Chọn Số trang chiếu.

4. Chọn Không hiển thị trên trang chiếu tiêu đề.

5. Chọn Áp dụng cho tất cả.

Thao tác này giữ đánh số hoạt động cho phần còn lại của bộ slide, đồng thời giữ trang chiếu mở đầu gọn gàng. Nếu bạn dùng phiên bản trình duyệt, Microsoft cũng có hướng dẫn riêng về chân trang và số trang chiếu trong PowerPoint cho web ↗.

Cách thay đổi vị trí hoặc kiểu của số trang chiếu

Vị trí số trang chiếu mặc định không phải lúc nào cũng lý tưởng. Số có thể nằm quá sát mép, chồng lên logo hoặc biến mất trên nền tối.

Để di chuyển hoặc định kiểu số trang chiếu trên toàn bộ bộ slide, hãy dùng Trang chiếu cái:

1. Chuyển đến Xem. 2. Chọn Trang chiếu cái. 3. Chọn trang chiếu cái chính hoặc bố cục bạn muốn chỉnh sửa. 4. Tìm chỗ dành sẵn cho số trang chiếu, thường hiển thị là `<#>`. 5. Di chuyển, thay đổi kích thước hoặc đổi phông chữ, màu sắc và căn chỉnh của nó. 6. Đóng dạng xem Trang chiếu cái.

Hướng dẫn của Microsoft về cách tùy chỉnh trang chiếu cái ↗ giải thích cách Trang chiếu cái giúp giữ các thành phần lặp lại nhất quán trong toàn bộ bản trình bày. Nếu số bị chồng lên hình dạng, hình ảnh hoặc chân trang, hướng dẫn của Microsoft về căn chỉnh hoặc sắp xếp đối tượng cũng có thể hữu ích.

Một số trang chiếu tốt cần dễ nhìn nhưng không gây chú ý. Nó nên giúp khán giả định hướng mà không cạnh tranh với tiêu đề trang chiếu, biểu đồ hoặc thông điệp chính.

Cách bắt đầu đánh số trang chiếu từ một số khác

Đôi khi bạn có thể không muốn trang chiếu đầu tiên bắt đầu từ số 1. Điều này xảy ra khi bộ slide là một phần của tài liệu lớn hơn, khi trang chiếu bìa và chương trình nghị sự không nên được tính, hoặc khi bạn kết hợp nhiều bộ slide.

Để thay đổi số bắt đầu:

1. Chuyển đến Thiết kế.

2. Chọn Kích thước trang chiếu.

3. Chọn Kích thước trang chiếu tùy chỉnh.

4. Tìm Đánh số trang chiếu bắt đầu từ.

5. Nhập số bắt đầu.

6. Chọn OK.

Ví dụ, nếu hai trang chiếu đầu tiên của bạn là bìa và chương trình nghị sự, bạn có thể muốn nội dung chính bắt đầu từ trang chiếu 1.

Cách hiển thị trang chiếu X trên Y

Nhiều người dùng muốn số trang chiếu hiển thị dưới dạng `3 / 20` hoặc `Trang chiếu 3 trên 20`. PowerPoint có thể tự động thêm số của trang chiếu hiện tại, nhưng không tự động tính tổng số trang chiếu theo định dạng đó.

Hướng dẫn của Microsoft về cách hiển thị số trang chiếu và tổng số trang chiếu giải thích rằng tổng số trang chiếu cần được thêm thủ công.

Một phương pháp đơn giản:

1. Chuyển đến Xem > Trang chiếu cái.

2. Chèn hoặc chỉnh sửa khu vực số trang chiếu.

3. Thêm trường số trang chiếu tự động.

4. Nhập tổng số trang chiếu bên cạnh, chẳng hạn như `/ 20`.

5. Cập nhật tổng số theo cách thủ công nếu sau này bạn thêm hoặc xóa trang chiếu.

Đối với các bộ slide kinh doanh trang trọng, `03 / 20` thường trông gọn gàng hơn một cụm từ dài.

Ý tưởng thiết kế số trang chiếu ngoài những con số đơn giản

Số trang chiếu không nhất thiết phải là những con số nhỏ màu xám ở góc dưới. Trong một bộ slide được thiết kế kỹ hơn, chúng có thể trở thành một phần của hệ thống điều hướng.

Dưới đây là một số định dạng bạn có thể dùng:

Số trang đơn giản

Ví dụ: `03 / 20`

Phù hợp nhất cho bộ slide kinh doanh, báo cáo và bản trình bày cho khách hàng.

Thanh tiến độ

Dùng một đường mảnh ở trên cùng hoặc dưới cùng của trang chiếu. Phần được tô sẽ tăng dần khi bài thuyết trình tiếp tục.

Phù hợp nhất cho hội thảo trực tuyến, bộ slide đào tạo, bản demo sản phẩm và các bài thuyết trình dài hơn.

Hệ thống màu theo phần

Dùng các màu nhấn khác nhau cho các phần khác nhau. Ví dụ: xanh dương cho chiến lược, xanh lá cho thực thi và cam cho kết quả.

Phù hợp nhất cho bộ slide tư vấn, đánh giá kinh doanh hằng quý và báo cáo nhiều phần.

Nhãn chương

Ví dụ: `Chiến lược · 03 / 20`

Phù hợp nhất cho các bài thuyết trình có các phần rõ ràng. Nó cung cấp cho khán giả cả vị trí trang lẫn ngữ cảnh.

Điều hướng bằng chấm

Dùng một hàng chấm nhỏ, trong đó phần hiện tại được làm nổi bật.

Phù hợp nhất cho bộ slide hiện đại, hội thảo và cập nhật sản phẩm.

Chỉ mục bên

Đặt tên các phần ở bên trái hoặc bên phải trang chiếu, rồi làm nổi bật phần hiện tại.

Phù hợp nhất cho các bộ slide dài mà khán giả cần được hỗ trợ để giữ định hướng.

Khi nào nên dùng từng kiểu số trang chiếu

Các kiểu số trang chiếu khác nhau phù hợp với các loại bản trình bày khác nhau.

Mục tiêu không phải là trang trí mọi trang chiếu. Mục tiêu là làm cho cấu trúc dễ theo dõi hơn.

Cách làm số trang chiếu trông chuyên nghiệp

Số trang chiếu nên tạo cảm giác là một phần của hệ thống thiết kế. Nếu chúng trông như được đặt ngẫu nhiên, bộ slide có thể tạo cảm giác chưa hoàn thiện.

Hãy áp dụng các quy tắc sau:

• Giữ số trang chiếu ở cùng một vị trí.
• Dùng phông chữ nhỏ hơn nội dung chính.
• Tránh màu sắc nổi bật trừ khi chúng biểu thị các phần.
• Chừa đủ lề xung quanh số.
• Không đặt số lên trên hình ảnh phức tạp.
• Giữ định dạng nhất quán.
• Đảm bảo số không chồng lên logo hoặc chân trang.

Hướng dẫn của Nielsen Norman Group về thứ bậc thị giác ↗ rất hữu ích trong trường hợp này. Số trang chiếu nên hỗ trợ thứ bậc, không cạnh tranh với tiêu đề hoặc biểu đồ.

Để đảm bảo khả năng tiếp cận, hãy giữ số dễ đọc. Hướng dẫn của W3C về bản trình bày dễ tiếp cận ↗ khuyến nghị văn bản rõ ràng, độ tương phản dễ đọc và cấu trúc trang chiếu đơn giản. Microsoft cũng cung cấp hướng dẫn thực tế để làm cho bản trình bày PowerPoint dễ tiếp cận.

Một cách dễ hơn để tạo hệ thống số trang chiếu trực quan

Số trang chiếu đơn giản rất dễ thêm trong PowerPoint. Các hệ thống đánh số trực quan cần nhiều thời gian hơn.

Nếu bạn muốn có thanh tiến độ, màu theo phần, nhãn chương hoặc kiểu chân trang nhất quán trên toàn bộ bộ slide, công việc thiết kế có thể trở nên lặp lại. Bạn phải quyết định vị trí đặt số, cách số thay đổi theo từng phần và liệu kiểu đó có còn phù hợp với mọi bố cục trang chiếu hay không.

Đây là lúc Pi có thể phù hợp một cách tự nhiên. Thay vì tự tay thiết kế từng kiểu số trang chiếu, bạn có thể để Pi xây dựng điều hướng trang trực quan vào bộ slide của bạn ↗. Pi có thể tạo các kiểu bản trình bày với màu phần, chỉ báo tiến độ và bố cục chân trang đồng bộ, để số trang chiếu trở thành một phần của thiết kế thay vì là ý nghĩ thêm vào sau cùng.

Sau khi xuất bộ slide, bạn vẫn có thể chỉnh sửa lần cuối trong PowerPoint, bao gồm định dạng số chính xác, vị trí, văn bản chân trang hoặc tổng số trang chiếu.

Tại sao số trang chiếu có thể không hiển thị

Đôi khi số trang chiếu đã được bật nhưng vẫn không xuất hiện. Vấn đề thường liên quan đến cài đặt bố cục, Trang chiếu cái hoặc các đối tượng che khu vực chân trang.

Đối với hầu hết người dùng, cách khắc phục thực tế rất đơn giản: trước tiên kiểm tra Đầu trang & Chân trang, sau đó kiểm tra Trang chiếu cái.

Kết luận

Tìm hiểu cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint đáp ứng nhu cầu cơ bản: hiển thị vị trí của mỗi trang chiếu trong bộ slide.

Đối với một bản trình bày đơn giản, số trang chiếu mặc định là đủ. Đối với một bộ slide chỉn chu hơn, số trang chiếu có thể trở thành thanh tiến độ, dấu mốc phần, nhãn chương, chỉ báo dòng thời gian hoặc một phần của hệ thống chân trang nhất quán.

Hãy bắt đầu với tính năng số trang chiếu tích hợp sẵn của PowerPoint. Sau đó, sử dụng Trang chiếu cái và các lựa chọn thiết kế trực quan để làm cho việc đánh số trở nên có chủ đích.