cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint

Nếu bạn muốn biết cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint, phương pháp cơ bản rất đơn giản: sử dụng tùy chọn Số trang chiếu của PowerPoint, áp dụng cho tất cả trang chiếu, sau đó điều chỉnh kiểu trong Slide Master nếu cần.

Nhưng số trang chiếu không chỉ có tính năng. Trong một bộ slide được trau chuốt, chúng cũng có thể giúp khán giả hiểu tiến trình, các phần và cấu trúc. Một con số đơn giản ở góc có thể đủ cho bài thuyết trình ngắn, trong khi một bộ slide doanh nghiệp dài hơn có thể cần thanh tiến trình, màu sắc theo phần hoặc nhãn chương.

Hướng dẫn này giải thích cách thêm số trang chiếu trong PowerPoint và cách làm cho chúng trông có chủ đích hơn.

cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint: các bước cơ bản

Cách nhanh nhất để chèn số trang chiếu là thông qua cài đặt Đầu trang và Chân trang của PowerPoint.

1. Mở bản trình bày PowerPoint của bạn.

2. Chuyển đến tab Chèn.

3. Chọn Số trang chiếu hoặc Đầu trang & Chân trang.

4. Chọn Số trang chiếu.

5. Chọn Áp dụng cho tất cả để thêm số vào mọi trang chiếu.

6. Chọn Áp dụng nếu bạn chỉ muốn số xuất hiện trên trang chiếu hiện tại.

Hướng dẫn chính thức của Microsoft về cách chèn hoặc thay đổi số trang chiếu ↗ giải thích cách thêm số trang chiếu, ẩn đánh số trên trang chiếu tiêu đề, thay đổi vị trí số và thêm văn bản chân trang.

Cách ẩn số trang chiếu trên trang chiếu tiêu đề

Nhiều bản trình bày trông gọn gàng hơn khi trang chiếu tiêu đề không có số trang. Trang chiếu bìa thường hoạt động như trang đầu, vì vậy hiển thị “1” ở góc có thể tạo cảm giác không cần thiết.

Để ẩn số trang chiếu trên trang chiếu tiêu đề:

1. Chuyển đến Chèn.

2. Chọn Số trang chiếu hoặc Đầu trang & Chân trang.

3. Chọn Số trang chiếu.

4. Chọn Không hiển thị trên trang chiếu tiêu đề.

5. Chọn Áp dụng cho tất cả.

Thao tác này giữ đánh số hoạt động cho phần còn lại của bộ slide trong khi vẫn để trang chiếu mở đầu gọn gàng. Nếu bạn sử dụng phiên bản trình duyệt, Microsoft cũng có hướng dẫn riêng về chân trang và số trang chiếu trong PowerPoint trên web ↗.

Cách thay đổi vị trí hoặc kiểu của số trang chiếu

Vị trí số trang chiếu mặc định không phải lúc nào cũng lý tưởng. Số có thể nằm quá gần mép, chồng lên logo hoặc biến mất trên nền tối.

Để di chuyển hoặc tạo kiểu số trang chiếu trên toàn bộ bộ slide, hãy dùng Slide Master:

1. Chuyển đến Xem. 2. Chọn Slide Master. 3. Chọn trang chiếu cái chính hoặc bố cục bạn muốn chỉnh sửa. 4. Tìm vùng giữ chỗ số trang chiếu, thường hiển thị là `<#>`. 5. Di chuyển, thay đổi kích thước hoặc thay đổi phông chữ, màu sắc và căn chỉnh. 6. Đóng dạng xem Slide Master.

Hướng dẫn của Microsoft về cách tùy chỉnh slide master ↗ giải thích cách Slide Master giúp duy trì tính nhất quán của các thành phần lặp lại trong toàn bộ bản trình bày. Nếu số chồng lên hình dạng, hình ảnh hoặc chân trang, hướng dẫn của Microsoft về căn chỉnh hoặc sắp xếp đối tượng cũng có thể hữu ích.

Một số trang chiếu tốt nên dễ nhìn thấy nhưng không gây chú ý. Nó nên giúp khán giả giữ được định hướng mà không cạnh tranh với tiêu đề trang chiếu, biểu đồ hoặc thông điệp chính.

Cách bắt đầu đánh số trang chiếu từ một số khác

Đôi khi bạn có thể không muốn trang chiếu đầu tiên bắt đầu từ 1. Điều này xảy ra khi bộ slide là một phần của tài liệu lớn hơn, khi trang chiếu bìa và chương trình nghị sự không nên được tính, hoặc khi bạn đang kết hợp nhiều bộ slide.

Để thay đổi số bắt đầu:

1. Chuyển đến Thiết kế.

2. Chọn Kích thước trang chiếu.

3. Chọn Kích thước trang chiếu tùy chỉnh.

4. Tìm Đánh số trang chiếu từ.

5. Nhập số bắt đầu.

6. Chọn OK.

Ví dụ, nếu hai trang chiếu đầu tiên của bạn là trang bìa và chương trình nghị sự, bạn có thể muốn nội dung chính bắt đầu từ trang chiếu 1.

Cách hiển thị Trang chiếu X trên Y

Nhiều người dùng muốn số trang chiếu hiển thị dưới dạng `3 / 20` hoặc `Trang chiếu 3 trên 20`. PowerPoint có thể tự động thêm số trang chiếu hiện tại, nhưng không tự động tính tổng số trang chiếu theo định dạng đó.

Hướng dẫn của Microsoft về cách hiển thị số trang chiếu và tổng số trang chiếu giải thích rằng tổng số trang chiếu cần được thêm thủ công.

Một phương pháp đơn giản:

1. Chuyển đến Xem > Slide Master.

2. Chèn hoặc chỉnh sửa vùng số trang chiếu.

3. Thêm trường số trang chiếu tự động.

4. Nhập tổng số trang chiếu bên cạnh, chẳng hạn như `/ 20`.

5. Cập nhật tổng số theo cách thủ công nếu sau này bạn thêm hoặc xóa trang chiếu.

Đối với các bộ slide doanh nghiệp trang trọng, `03 / 20` thường trông gọn gàng hơn một cụm từ dài.

Ý tưởng thiết kế số trang chiếu ngoài số đơn thuần

Số trang chiếu không nhất thiết phải là những con số xám nhỏ ở góc dưới. Trong một bộ slide được thiết kế kỹ hơn, chúng có thể trở thành một phần của hệ thống điều hướng.

Dưới đây là một số định dạng bạn có thể sử dụng:

Số trang đơn giản

Ví dụ: `03 / 20`

Phù hợp nhất cho bộ slide doanh nghiệp, báo cáo và bản trình bày với khách hàng.

Thanh tiến trình

Dùng một đường mảnh ở trên cùng hoặc dưới cùng của trang chiếu. Phần được tô sẽ tăng lên khi bài thuyết trình tiến về phía trước.

Phù hợp nhất cho hội thảo trực tuyến, bộ slide đào tạo, bản demo sản phẩm và các bài thuyết trình dài hơn.

Hệ thống màu theo phần

Sử dụng các màu nhấn khác nhau cho những phần khác nhau. Ví dụ: xanh dương cho chiến lược, xanh lá cho thực thi và cam cho kết quả.

Phù hợp nhất cho bộ slide tư vấn, đánh giá hoạt động kinh doanh hằng quý và báo cáo nhiều phần.

Nhãn chương

Ví dụ: `Chiến lược · 03 / 20`

Phù hợp nhất cho các bản trình bày có các phần rõ ràng. Nó cung cấp cho khán giả cả vị trí trang và ngữ cảnh.

Điều hướng bằng chấm

Sử dụng một hàng chấm nhỏ, trong đó phần hiện tại được làm nổi bật.

Phù hợp nhất cho các bộ slide hiện đại, hội thảo và cập nhật sản phẩm.

Chỉ mục bên

Đặt tên các phần ở bên trái hoặc bên phải của trang chiếu, sau đó làm nổi bật phần hiện tại.

Phù hợp nhất cho các bộ slide dài mà khán giả cần hỗ trợ để giữ định hướng.

Khi nào nên sử dụng từng kiểu số trang chiếu

Các kiểu số trang chiếu khác nhau phù hợp với các loại bản trình bày khác nhau.

Mục tiêu không phải là trang trí mọi trang chiếu. Mục tiêu là làm cho cấu trúc dễ theo dõi hơn.

Cách làm số trang chiếu trông chuyên nghiệp

Số trang chiếu nên tạo cảm giác là một phần của hệ thống thiết kế. Nếu chúng trông như được đặt ngẫu nhiên, bộ slide có thể tạo cảm giác chưa hoàn thiện.

Hãy áp dụng các quy tắc sau:

• Giữ số trang chiếu ở cùng một vị trí.
• Dùng phông chữ nhỏ hơn nội dung chính.
• Tránh màu sắc quá sáng trừ khi chúng dùng để thể hiện các phần.
• Chừa đủ lề xung quanh số.
• Không đặt số lên trên hình ảnh có nhiều chi tiết.
• Giữ định dạng nhất quán.
• Đảm bảo số không chồng lên logo hoặc chân trang.

Hướng dẫn của Nielsen Norman Group về phân cấp trực quan ↗ rất hữu ích trong trường hợp này. Số trang chiếu nên hỗ trợ phân cấp, không cạnh tranh với tiêu đề hoặc biểu đồ.

Để đảm bảo khả năng tiếp cận, hãy giữ số dễ đọc. Hướng dẫn về bản trình bày dễ tiếp cận ↗ của W3C khuyến nghị văn bản rõ ràng, độ tương phản dễ đọc và cấu trúc trang chiếu đơn giản. Microsoft cũng cung cấp hướng dẫn thực tế để làm cho bản trình bày PowerPoint dễ tiếp cận.

Cách dễ hơn để tạo hệ thống số trang chiếu trực quan

Số trang chiếu đơn thuần rất dễ thêm trong PowerPoint. Các hệ thống đánh số trực quan cần nhiều thời gian hơn.

Nếu bạn muốn có thanh tiến trình, màu theo phần, nhãn chương hoặc kiểu chân trang nhất quán trên toàn bộ bộ slide, công việc thiết kế có thể trở nên lặp lại. Bạn phải quyết định vị trí đặt số, cách số thay đổi theo phần và liệu kiểu đó có vẫn hoạt động trên mọi bố cục trang chiếu hay không.

Đây là lúc Pi có thể phù hợp một cách tự nhiên. Thay vì thiết kế từng kiểu số trang chiếu bằng tay, bạn có thể để Pi xây dựng điều hướng trang trực quan vào bộ slide của bạn ↗. Pi có thể tạo các kiểu trình bày với màu sắc phần tương ứng, chỉ báo tiến trình và bố cục chân trang, để số trang chiếu trở thành một phần của thiết kế thay vì một bổ sung muộn.

Sau khi xuất bộ slide, bạn vẫn có thể chỉnh sửa lần cuối trong PowerPoint, bao gồm định dạng số chính xác, vị trí, văn bản chân trang hoặc tổng số trang chiếu.

Vì sao số trang chiếu có thể không hiển thị

Đôi khi số trang chiếu đã được bật nhưng vẫn không xuất hiện. Vấn đề thường liên quan đến cài đặt bố cục, Slide Master hoặc các đối tượng che vùng chân trang.

Đối với hầu hết người dùng, cách khắc phục thực tế rất đơn giản: trước tiên kiểm tra Đầu trang & Chân trang, sau đó kiểm tra Slide Master.

Kết luận

Việc học cách chèn số trang chiếu trong PowerPoint giải quyết nhu cầu cơ bản: hiển thị vị trí của từng trang chiếu trong bộ slide.

Đối với một bản trình bày đơn giản, số trang chiếu mặc định là đủ. Đối với một bộ slide trau chuốt hơn, số trang chiếu có thể trở thành thanh tiến trình, dấu mốc phần, nhãn chương, chỉ báo dòng thời gian hoặc một phần của hệ thống chân trang nhất quán.

Hãy bắt đầu với tính năng số trang chiếu tích hợp sẵn của PowerPoint. Sau đó sử dụng Slide Master và các lựa chọn thiết kế trực quan để khiến việc đánh số trông có chủ đích.